Ca Mau weist darauf hin, dass die Digitalisierung von Dokumenten zeitlich selektiv erfolgen muss und dass nur die Dokumente digitalisiert werden dürfen, die digitalisiert werden müssen, und dass nicht massenhaft digitalisiert werden sollte, um Abfall zu vermeiden.

Am Nachmittag des 21. April 2025 hielt Genosse Nguyen Duc Hien, ständiger stellvertretender Sekretär des Provinzparteikomitees von Ca Mau, eine Arbeitssitzung mit Vertretern der Führung der Beratungs- und Unterstützungsagenturen des Provinzparteikomitees, des Komitees der Vaterländischen Front und gesellschaftspolitischer Organisationen auf Provinzebene, Bezirksparteikomitees, Stadtparteikomitees und Parteikomitees, die dem Provinzparteikomitee direkt unterstehen, ab. Gegenstand der Sitzung war die Arbeit der Archivierung, Verwaltung von Dokumenten, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Dokumenten im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Uỷ ban kiểm tra Trung ương•22/04/2025

Treffpunkt

Bei dem Treffen wurden die Delegierten über die offizielle Mitteilung Nr. 64-CV/TW des Sekretariats vom 10. April 2025 zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im Prozess der Anordnung und Organisation des Apparats des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene informiert; Offizielle Mitteilung Nr. 14204-CV/VPTW vom 9. April 2025 des Zentralbüros der Partei mit Anleitungen zu zahlreichen Inhalten zur Dokumentendigitalisierung bei der Einrichtung von Verwaltungseinheiten und zahlreichen damit verbundenen Dokumenten.

Vertreter einiger Dienststellen und Einheiten berichteten über die erzielten Ergebnisse in den Bereichen Archivierung, Dokumentenmanagement, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Archivdokumenten der Dienststellen und Einheiten; Gleichzeitig spiegelt es die Schwierigkeiten und Probleme hinsichtlich der personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen für Archivierung, Dokumentenverwaltung, Dokumentendatenbanken und Dokumentendigitalisierung im Zuge der Neuorganisation des Apparats wider.

Der Vertreter des Inspektionsausschusses des Provinzparteikomitees von Ca Mau berichtete über den aktuellen Status der beim Inspektionsausschuss des Provinzparteikomitees gespeicherten Dokumente. Die Implementierung der Digitalisierung und Anwendung von Software der Zentralen Inspektionskommission zur Aktenverwaltung in der vergangenen Zeit: Dementsprechend wurden die bei der Agentur gespeicherten Inspektions- und Überwachungsakten geordnet und indiziert, 5914/9396 eingehende Dokumente wurden digitalisiert, 2700/3176 ausgehende Dokumente wurden digitalisiert (Zeitraum 2020–2025); Fachabteilungen aktualisieren Petitionen und Fallakten mit der Software der Zentralen Inspektionskommission. Für das Inspektionskomitee auf Bezirksebene wurde der Prozess der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten und Fallakten (1 Einheit hat die Bearbeitung und Digitalisierung abgeschlossen) sowie der Aktualisierung von Petitionen und Akten in der Software des Zentralen Inspektionskomitees auf Bezirksebene nicht implementiert, die Software funktioniert nicht stabil und einige Orte sind noch nicht verbunden; Gleichzeitig wurden einige Schwierigkeiten und Probleme bei der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten gemeldet: Es fehlten Scanner und sichere USB-Sticks, um vertrauliche Dokumente zu kopieren, und es gab anfängliche Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Datensätze in der Software der Zentralen Inspektionskommission: „ Informationen über Parteiorganisationen und Parteimitglieder wurden nicht mit der Datenbank synchronisiert, was zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Felder für den Parteiorganisationscode und den Parteimitgliedscode führte, da Informationen fehlten; die Petitionssoftware erlaubt es nicht, Petitionsdateien an das System anzuhängen, sodass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, die viel Zeit in Anspruch nimmt … “.

Genosse Nguyen Duc Hien, ständiger stellvertretender Sekretär des Parteikomitees der Provinz Ca Mau, kam zu dem Schluss: Dem Bericht zufolge hat die Digitalisierung der Archivdokumente einiger Behörden und Einheiten die Erwartungen nicht erfüllt. Er forderte die Beratungs- und Unterstützungsagenturen des Provinzparteikomitees sowie die Agenturen, Einheiten und Parteiorganisationen, die dem Provinzparteikomitee direkt unterstehen, auf, die Digitalisierung von Dokumenten als dringend erforderlich zu erkennen und Ressourcen für die umgehende Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten zu priorisieren, um die vorgeschriebene Zeit gemäß den Anweisungen des Zentralkomitees sicherzustellen. Schieben Sie die Schuld nicht auf vertrauliche Dokumente, dies oder das, um die langsame Digitalisierung von Dokumenten zu vermeiden. Er schlug vor, dass sich die Leiter der Behörden und Einheiten treffen sollten, um die Methoden, Umsetzungsmethoden und Fertigstellungszeiten im Detail zu besprechen. Außerdem sollten sie die Notwendigkeit der Bildung von Teams, der Rekrutierung weiterer Kader und Beamter sowie die klare Aufgabenverteilung für die Zusammenarbeit bei der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten besprechen. Beachten Sie, dass beim Digitalisieren eine Auswahl des Zeitraums und der zu digitalisierenden Dokumente erforderlich ist. Führen Sie keine Massendigitalisierung durch, denn wenn die Digitalisierung nicht genutzt, weitergegeben oder bei der Arbeit verwendet wird, ist sie nicht effektiv, sondern zudem verschwenderisch. Das Büro des Provinzparteikomitees hat die Aufgabe, Anleitungen zur Dokumentendigitalisierung zu geben und gleichzeitig Schwierigkeiten, Probleme und Vorschläge von Behörden und Einheiten zusammenzufassen und dem Ständigen Ausschuss des Provinzparteikomitees Bericht zu erstatten, um Anweisungen zu deren Lösung zu geben und Parteiorganisationen, Behörden und Einheiten dabei zu helfen, die Arbeit der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten im Einklang mit dem vorgeschriebenen Geist und Zeitpunkt bald abzuschließen./.

Khanh Hung

Quelle: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html