Umfassender Managementansatz

Laut Herrn Truong Thai Son, Leiter der Abteilung für digitale Transformation und Telekommunikation (Ministerium für Wissenschaft und Technologie), handelt es sich bei dem Modell der proaktiven öffentlichen Verwaltung um einen umfassenden Managementansatz, der digitale Technologien nutzt, um gesellschaftliche Bedürfnisse vorherzusagen und darauf zu reagieren, ohne dass Bürger oder Unternehmen direkt Anfragen stellen müssen.

Im Gegensatz zur herkömmlichen Vorgehensweise, bei der die Menschen zu Behörden gehen müssen, um Dokumente einzureichen, ermöglicht dieses Modell der Regierung, proaktiv Dienstleistungen auf der Grundlage wichtiger Lebensereignisse bereitzustellen, wie etwa Geburtenregistrierung, Schulaufnahme, Erneuerung der Fahrerlaubnis, Unterstützung für arme Haushalte usw.

Zu den Kernelementen des Modells zählen die behördenübergreifende Datenintegration, die Bedarfsprognose mithilfe von Big Data-Analysen, Prozesstransparenz durch Online-Plattformen und die Fokussierung des Menschen auf alle Serviceaktivitäten.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie wurde vom Volkskomitee der Provinz damit beauftragt, den Vorsitz zu übernehmen und in Abstimmung mit den Ministerien, Zweigstellen und Sektoren einen Plan zur proaktiven Einführung öffentlicher Online-Dienste im ersten Quartal zu entwickeln. Dies ist Teil der Bemühungen zur Umsetzung der Resolution zur Verwaltungsreform, zur digitalen Transformation und zum Projekt 06 der Regierung mit dem Ziel, eine moderne und effektive digitale Regierung aufzubauen.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie hat acht proaktive öffentliche Dienste detailliert aufgelistet, die in Quang Nam eingeführt werden sollen und viele Bereiche wie Justiz, Bildung, Gesundheit, Kultur und Bauwesen abdecken.

Zu den herausragenden Diensten gehört unter anderem die „Aktive Geburtenregistrierung“, die voraussichtlich bis zum 30. April 2025 abgeschlossen sein wird. Dieser Dienst wird vom Justizministerium geleitet und erfolgt in Abstimmung mit dem Gesundheitsministerium, den Krankenhäusern und medizinischen Einrichtungen in der Stadt Tam Ky, den Volkskomitees der Gemeinden und Bezirke, der Provinzpolizei, der Sozialversicherung der Provinz und dem Ministerium für Wissenschaft und Technologie.

Bei der Geburt eines Kindes empfängt das System automatisch Daten von der medizinischen Einrichtung und leitet die Geburtsregistrierung ein. Die Behörden nehmen dann proaktiv Kontakt mit den Eltern auf, um die Angaben zu überprüfen und Geburtsurkunden auszustellen, ohne dass wie bisher Papierdokumente eingereicht werden müssen.

Als weiterer Service ist im Modell die „Zulassungsbenachrichtigung und proaktive Zulassungsbewerbung“ vorgesehen, die vom Ministerium für Bildung und Ausbildung verwaltet wird. Vor der ersten Aufnahmephase (1. oder 6. Klasse) ermittelt das System automatisch die Liste der Schüler innerhalb der angegebenen Altersgruppe und sendet den Eltern über Kanäle wie SmartApp, Zalo, E-Mail oder SMS Benachrichtigungen über die voraussichtliche Schule und den Zeitrahmen für den Abschluss der Verfahren. Dies trägt dazu bei, den Prozess zu vereinfachen und den Druck sowohl für Familien als auch für Schulen zu verringern.

Darüber hinaus werden auch Dienstleistungen wie „Benachrichtigung über die Erneuerung der Arztzulassung“, „Benachrichtigung über die Erneuerung/Erneuerung des Reiseleiterausweises“ oder „Benachrichtigung über die aktive Bestätigung armer/armer Haushalte“ vorgeschlagen, die sich an Gruppen von Arbeitnehmern im Gesundheits- und Tourismussektor sowie an arme und armutsgefährdete Haushalte richten.

Insbesondere wurde der Dienst „Proaktive Zusammenstellung von Dokumenten beim Hausbau“ unter Beteiligung des Bauministeriums, des Landwirtschafts- und Umweltministeriums sowie der Strom- und Trinkwasserversorger von Quang Nam vorgeschlagen. Damit wird eine sektorübergreifende Vernetzung aufgezeigt, die die Menschen von der Vorbereitung der Dokumente bis hin zum Anschluss von Versorgungsleistungen wie Strom und Wasser unterstützt. Diese Initiativen tragen dazu bei, Wartezeiten zu verkürzen und Flexibilität bei der Anwendung von Technologie im Verwaltungsmanagement zu schaffen.

Veränderung der Sichtweise

Auf der Konferenz am 9. April, auf der der Pilotplan zur Umsetzung einer proaktiven öffentlichen Verwaltung besprochen wurde, sagte Herr Nguyen Duc Binh, Direktor des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie, dass die Umsetzung einer proaktiven öffentlichen Verwaltung ein wichtiger Schritt in der Verwaltungsreform sei, der dazu beitrage, umständliche Verfahren zu reduzieren, die Serviceeffizienz zu verbessern und die Zufriedenheit der Bevölkerung zu steigern.

„Bei diesem Modell handelt es sich nicht einfach nur um eine Technologieanwendung, sondern auch um eine Gelegenheit, das Managementdenken zu ändern und dadurch die Ressourcen zu optimieren und die Qualität der öffentlichen Dienste in der Provinz zu verbessern“, sagte Herr Binh.

Auch die Probleme wurden zunächst erkannt. Laut dem Vertreter des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie sind die aktuellen Daten unvollständig und werden nicht effektiv genutzt, die Umsetzungszeit im April und Mai 2025 ist sehr dringend und die Anforderungen an die Technologieinfrastruktur sowie die Informations- und Datensicherheit stellen viele Hindernisse dar.

Um diese Hindernisse zu überwinden, muss die Provinz proaktiv ein lokales Datenlager aufbauen, eine Verbindung zur nationalen Datenbank herstellen und rechtliche Dokumente herausgeben, um das Pilotprojekt zu ermöglichen. Quang Nam benötigt ein vernetztes und synchronisiertes Datensystem, von dem aus proaktive Dienste effektiv bereitgestellt werden können. Dies ist eine Herausforderung, aber auch eine treibende Kraft für Quang Nam, die digitale Transformation voranzutreiben.

Langfristig verspricht das proaktive Modell der öffentlichen Verwaltung in Quang Nam eine Verkürzung des Verwaltungsaufwands für die Bevölkerung und eine Verbesserung der Effizienz der Staatsverwaltung durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und Big-Data-Analyse.

Das Pilotprojekt in Tam Ky City mit Diensten wie der Geburtsregistrierung und Schulaufnahmebescheiden soll ein „Test“ zur Bewertung der Durchführbarkeit und Wirksamkeit des Modells sein. Bei Erfolg könnte dies zu einem Modell werden, das auch in anderen Regionen nachgeahmt werden kann und so einen wesentlichen Beitrag zum von Vietnam angestrebten Ziel des Aufbaus einer digitalen Regierung leistet.

Das Modell zeigt auch, dass Quang Nam das Ziel einer veränderten Vision schrittweise verwirklicht: die Menschen in den Mittelpunkt der Dienstleistung zu stellen und die Regierung von einer Verwaltungseinheit in einen echten Begleiter der Menschen und Unternehmen zu verwandeln.