Scène de rencontre

Lors de la réunion, les délégués ont été informés de la dépêche officielle n° 64-CV/TW, datée du 10 avril 2025 du Secrétariat sur l'archivage et la gestion des documents et des bases de données documentaires dans le processus d'aménagement et d'organisation de l'appareil du système politique et des unités administratives au niveau local ; Dépêche officielle n° 14204-CV/VPTW, en date du 9 avril 2025 du Bureau central du Parti, guidant un certain nombre de contenus sur la numérisation des documents lors de l'organisation des unités administratives et d'un certain nombre de documents connexes.

Les représentants de certaines agences et unités ont fait rapport sur les résultats obtenus en matière d’archivage, de gestion des documents, de bases de données documentaires et de numérisation des documents d’archives des agences et unités ; En même temps, il reflète les difficultés et les problèmes concernant les ressources humaines, l'équipement et le financement de l'archivage, de la gestion des documents, des bases de données documentaires et de la numérisation des documents dans le processus de réorganisation de l'appareil...

Le représentant de la Commission d'inspection du Comité provincial du Parti de Ca Mau a fait rapport sur l'état actuel des documents archivés à la Commission d'inspection du Comité provincial du Parti ; Mise en œuvre de la numérisation et de l'application du logiciel de la Commission centrale d'inspection sur la gestion des dossiers au cours du temps passé : En conséquence, les dossiers d'inspection et de supervision stockés à l'Agence ont été classés, indexés, 5914/9396 documents entrants ont été numérisés, 2700/3176 documents sortants ont été numérisés (trimestre 2020-2025) ; Les services spécialisés mettent à jour les pétitions et les dossiers sur le logiciel de la Commission centrale d’inspection ; Pour le comité d'inspection au niveau du district, le processus d'édition et de numérisation des documents et des dossiers (1 unité a terminé l'édition et la numérisation), la mise à jour des pétitions et des dossiers dans le logiciel du comité d'inspection central au niveau du district n'a pas été mis en œuvre, le logiciel ne fonctionne pas de manière stable et certains endroits ne sont pas encore connectés ; Parallèlement, il a signalé quelques difficultés et problèmes dans le processus d'édition et de numérisation des documents : manque de scanners et de clés USB sécurisées pour copier les documents confidentiels et difficultés initiales dans la mise à jour des enregistrements dans le logiciel de la Commission centrale d'inspection : « Les informations sur les organisations du parti et les membres du parti n'ont pas été synchronisées avec la base de données, ce qui entraîne des difficultés dans la mise à jour des champs de code d'organisation du parti et de code de membre du parti, manque d'informations ; le logiciel de pétition ne permet pas de joindre des fichiers de pétition au système, nécessitant une saisie manuelle, ce qui prend beaucoup de temps ... ».

Le camarade Nguyen Duc Hien, secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti de Ca Mau, a conclu : Selon le rapport, la numérisation des documents d'archives de certaines agences et unités n'a pas répondu aux attentes ; Il a demandé que les organismes consultatifs et de soutien du Comité provincial du Parti, les organismes, les unités et les organisations du Parti directement sous l'autorité du Comité provincial du Parti identifient la numérisation des documents comme une exigence urgente et accordent la priorité aux ressources pour éditer et numériser rapidement les documents, afin de garantir le délai prescrit selon les directives du Comité central ; Ne rejetez pas la faute sur les documents confidentiels, ceci ou cela, pour éviter la lente numérisation des documents. Il a suggéré que les dirigeants des agences et des unités se réunissent pour discuter en détail des méthodes, des modalités de mise en œuvre, du délai d’exécution, de la nécessité de constituer des équipes, de recruter davantage de cadres et de fonctionnaires et d’attribuer clairement des tâches pour travailler ensemble à l’édition et à la numérisation des documents ; Notez que lors de la numérisation, il est nécessaire de sélectionner la période et les documents à numériser. Ne numérisez pas massivement, car une fois numérisée, si elle n’est pas exploitée, partagée ou utilisée dans le travail, la numérisation ne sera pas efficace mais aussi gaspilleuse. Le Bureau du Comité provincial du Parti est chargé de fournir des conseils sur la numérisation des documents et, en même temps, de résumer les difficultés, les problèmes et les propositions des agences et des unités, et de faire rapport au Comité permanent du Comité provincial du Parti pour fournir des directives pour les résoudre, en aidant les organisations, les agences et les unités du parti à terminer rapidement le travail d'édition et de numérisation des documents conformément à l'esprit et au temps prescrits.

Khanh Hung

Source : https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html