مشهد اللقاء

وفي الاجتماع، تم إبلاغ المندوبين بالنشرة الرسمية رقم 64-CV/TW، المؤرخة في 10 أبريل 2025، الصادرة عن الأمانة العامة بشأن أرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في عملية ترتيب وتنظيم جهاز النظام السياسي والوحدات الإدارية على المستوى المحلي؛ النشرة الرسمية رقم 14204-CV/VPTW، بتاريخ 9 أبريل 2025، من المكتب المركزي للحزب، والتي ترشد عددًا من المحتويات حول رقمنة الوثائق عند ترتيب الوحدات الإدارية وعدد من الوثائق ذات الصلة.

وأفاد ممثلو بعض الهيئات والوحدات بالنتائج التي تم تحقيقها في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق ورقمنة الوثائق الأرشيفية للهيئة والوحدات؛ كما يعكس في الوقت نفسه الصعوبات والمشاكل المتعلقة بالموارد البشرية والمعدات والمالية للأرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق ورقمنة الوثائق في عملية إعادة تنظيم الجهاز...

وقد قدم ممثل لجنة التفتيش التابعة للجنة الحزب الإقليمية كا ماو تقريرا عن الوضع الحالي للوثائق المخزنة في لجنة التفتيش التابعة للجنة الحزب الإقليمية؛ تنفيذ الرقمنة وتطبيق برامج هيئة التفتيش المركزية على إدارة السجلات في الفترة الماضية: وبناءً على ذلك، تم ترتيب وفهرسة سجلات التفتيش والإشراف المخزنة في الوكالة، وتم رقمنة 5914/9396 وثيقة واردة، وتم رقمنة 2700/3176 وثيقة صادرة (الفترة 2020-2025)؛ وتقوم الإدارات المتخصصة بتحديث العرائض وملفات القضايا على برنامج هيئة التفتيش المركزية؛ بالنسبة للجنة التفتيش على مستوى المنطقة، لم يتم تنفيذ عملية تحرير ورقمنة الوثائق وملفات القضايا (أكملت وحدة واحدة التحرير والرقمنة)، وتحديث الالتماسات والملفات في برنامج لجنة التفتيش المركزية على مستوى المنطقة، والبرنامج غير مستقر، وبعض الأماكن غير متصلة بعد؛ وفي الوقت نفسه، أشارت إلى بعض الصعوبات والمشاكل في عملية تحرير الوثائق ورقمنتها: عدم وجود ماسحات ضوئية وأجهزة USB آمنة لنسخ الوثائق السرية والصعوبات الأولية في تحديث السجلات إلى برنامج لجنة التفتيش المركزية: "لم تتم مزامنة المعلومات المتعلقة بالمنظمات الحزبية وأعضاء الحزب مع قاعدة البيانات، مما يؤدي إلى صعوبات في تحديث حقول رمز المنظمة الحزبية ورمز عضو الحزب، ونقص المعلومات؛ لا يسمح برنامج الالتماس بإرفاق ملفات الالتماس بالنظام، مما يتطلب الإدخال اليدوي، الأمر الذي يستغرق الكثير من الوقت ... ".

واختتم الرفيق نجوين دوك هين، نائب الأمين العام الدائم للجنة الحزب الإقليمية في كا ماو، قائلاً: وفقًا للتقرير، فإن رقمنة الوثائق الأرشيفية لبعض الوكالات والوحدات لم تلب التوقعات؛ وطلب من الهيئات الاستشارية والداعمة للجنة الحزب الإقليمية والهيئات والوحدات والمنظمات الحزبية التابعة مباشرة للجنة الحزب الإقليمية تحديد رقمنة الوثائق كمتطلب عاجل، وإعطاء الأولوية للموارد اللازمة لتحرير الوثائق ورقمنتها على الفور، من أجل ضمان الوقت المحدد وفقًا لتوجيهات اللجنة المركزية؛ لا تلوموا الوثائق السرية، هذا أو ذاك، لتجنب الرقمنة البطيئة للوثائق. واقترح أن يجتمع قادة الأجهزة والوحدات لمناقشة بالتفصيل الأساليب وأساليب التنفيذ ووقت الإنجاز والحاجة إلى تشكيل فرق وتجنيد المزيد من الكوادر والموظفين المدنيين وتوزيع المهام بشكل واضح للعمل معًا لتحرير الوثائق ورقمنتها؛ لاحظ أنه عند التحويل إلى الصيغة الرقمية، من الضروري تحديد الإطار الزمني والمستندات التي سيتم تحويلها إلى الصيغة الرقمية. لا تقم بالرقمنة بشكل كبير، لأنه عندما يتم الرقمنة، إذا لم يتم استغلالها أو مشاركتها أو استخدامها في العمل، فلن تكون الرقمنة فعالة بل ستكون أيضًا مضيعة. يُكلف مكتب لجنة الحزب الإقليمية بتقديم التوجيه بشأن رقمنة الوثائق، وفي الوقت نفسه، تلخيص الصعوبات والمشاكل والمقترحات التي تقدمها الوكالات والوحدات، وتقديم تقرير إلى اللجنة الدائمة للجنة الحزب الإقليمية لتقديم التوجيه لحلها، ومساعدة المنظمات الحزبية والوكالات والوحدات على إكمال عمل تحرير الوثائق ورقمنتها قريبًا وفقًا للروح والوقت المحددين.

خان هونغ

المصدر: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html