これは、政治局の結論第127-KL/TW号に基づいて政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化することについて、内務省が省および中央直轄市の人民委員会に送った3月19日付の公式文書第414/BNV-VTLTNN号の注目すべき内容である。

文書を不法に所持、譲渡、または破棄することは固く禁じられています。

この文書には、2025年2月28日付政治局結論第127-KL/TW号に基づく政治体制再編の前、最中、完了後に文書およびアーカイブ業務が円滑かつ継続的に行われるようにし、文書の安全な管理を確保するために、書記局と内務省は省または中央直轄市の人民委員会委員長に、地方政府機構の再編の過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を早急に指示するよう要請すると明記されている。

まず、文書とアーカイブに関する法律規制を適切かつ全面的に実施し、以下の要件を満たす。機関や組織の活動中に作成されたすべての文書と文書データベースは、各アーカイブに応じて集中的、統一的、かつ安全に管理されなければならない。いかなる機関または組織の文書および文書データベースも、その機関または組織のアーカイブに従って編集および収集される必要があります。

業務終了の日から機関および組織のアーカイブを閉鎖します。所轄庁による合併または事業の廃止の決定の効力発生日からその権限に属する行政文書を発行しない機関および団体。

組織再編の前および最中は、文書およびデータベースは、再編前の行政単位（ADU）の州歴史文書館および庁舎（または現在の保管場所）のアーカイブに引き続き保存される必要があります。

特に、文書や文書データベースを不法に所持、譲渡、破壊することは固く禁じられています。機器を整理する過程で、文書や文書データベースを損傷したり紛失したりしないでください。

第二に、省級歴史文書館は、省内のすべての公文書と文書データベースを引き続き現地で保管または一時的に保管し、組織構造の再編後には、管理権限に応じて新しい機関、組織、行政単位に文書を引き渡すために、機関、組織、行政単位の長と調整して受け入れる責任を負います。

第三に、組織整備後の文書および文書データベースの引き継ぎは、公文書管理権限に関する法的規制に従って行われます。

第四に、公務用の印鑑やデジタル署名証明書の管理および使用に関する法律の規制を厳格に実施する。統計業務の実施、組織再編の過程での統計情報のパッケージ化、引き渡し、保管、使用において、国家機密を保護し、情報、文書、データのセキュリティを確保します。

新しい機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストに関する規則

内務省は、省および中央直轄市の人民委員会に対し、省人民委員会委員長が任務と権限の範囲内で、地方における公文書の国家管理を実施するトップとしての責任を負うよう求めている。組織再編のプロセスにおいて、法的規制に従って管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保します。文書およびアーカイブ業務に対する国家管理の強化に関する省人民委員会委員長の指令を緊急に発行する。

同時に、各レベルの行政単位の整理・再編プロジェクトにおいて、省レベルでの国家歴史文書館の再編計画を策定し、二層制の地方政府組織モデルを構築し、所管官庁に提出して評価と実施を求める必要がある。

組織的取り決めが完了した後、直ちに、管理下に置かれる新しい機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを規定した文書を発行する必要があります。新しい機関または組織の長に対し、その管理権限の下で文書およびデータベースを受け取るよう指示する。新しい草の根行政単位の責任者は、省歴史文書館が暫定的に管理する管理区域内の部屋や倉庫で文書を受け取ります。

同時に、システムの管理および運用部門に、管理下にある機関および組織の文書発行および作業決済活動の継続性と継続性を確保するための技術的ソリューションを実施するよう指示する必要があります。

省人民委員会委員長の指示を実施するための計画を発行する

内務省に関しては、省人民委員会の委員長に対し、地方の政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するための指令を発行するよう要請する。省人民委員会委員長の指令を実施するための計画を発行する。

同時に、省級歴史文書館に職員を配置し、各機関、組織、部署に作業グループを組織して文書の受領、現場での文書保存の調整、システム上の文書データベースの範囲設定を行う。省歴史文書館に提出された文書の出所となる機関や組織において完全に編集され、永久に保存される記録を収集するための措置を省歴史文書館が積極的に講じるよう指導する。

同時に、省人民委員会委員長に対し、省歴史文書館で確認・封印された部屋や倉庫にある文書や文書データベースが、機構の再編後に責任ある管理機関や組織に引き渡されるまでの間、その安全を確保するために十分な資源を手配するよう勧告する。

組織調整が完了した後、速やかに省人民委員会委員長に通知し、管理範囲内で組織調整後に設立された機関、組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードリストを発行する必要があります。機構の再編前に、機関や組織の文書管理および処理に関する計画を省人民委員会に提出する。システム管理および運用ユニットと連携して引き継ぎ計画を策定し、システム内の文書および文書データベースを統合します。

機構再編前に機関・組織の文書および文書データベースの引き継ぎを確認する。

内務省は、省レベルの歴史文書館については、紙文書とその他の情報媒体（もしあれば）上の文書の集計、整理、梱包、封印、数量と状態の確認、機関や組織の文書の受取りと現地保存または一時的な集中保存の調整を指導する職員を配置することを提案する。システムの管理運用部門と連携し、各機関、組織、行政単位のシステム上の電子文書数や文書データベースの範囲を決定します。

現在、州立歴史文書館に保存されているすべての文書および文書データベースの統計。組織再編後、省歴史文書館所蔵の文書および文書データベースが関係機関・団体に引き渡されるまで、引き続きその安全性、完全性、有用性を確保する。文書の量、状態、文書データベースを統合し、内務省に報告するために内務省に報告します。

組織再編が完了したら、速やかに次の事項を実施する必要がある。組織再編前の機関・組織の文書および文書データベースを組織再編後の管轄管理機関・組織に引き継ぐための整理および確認。内務省に対し、機構の再編成に先立ち、統計的に分析された機関および組織の文書とデータベースを管理、処理するための計画とプロジェクトを策定するよう助言する。

同時に、関係機関及び組織と連携し、機構再編前に統計的に集計された文書及びデータベースの管理及び処理業務に関するプロジェクト及び計画の実施を組織する。省歴史公文書館に提出された文書の出典となる機関や組織において、以前に完全に編集された永久保存記録を収集します。

組織、リーダー、事務員の新規アカウント開設または再開設を登録する

また、この公式発表において、内務省は、機関、組織の長、地区および町の人民委員会の委員長に対し、機構の再編プロセス全体を通じて、機構の再編後に文書および文書データベースが省の歴史文書館および管轄の機関および組織に引き渡されるまで、法的規制に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保する責任を負うことを要求している。

同時に、完了した作業に関する記録と文書、および未完了の作業に関する記録と文書を編集してパッケージ化するよう各部門と個人に指示します。機関および組織の未完了作業を統合してリストを作成するための部署および個人を割り当てます。記録と文書が添付され、別々に梱包され、機関のアーカイブに提出されています。

統計機関の文書館を指導し、文書館にある文書を梱包し、未提出の記録や文書を文書館にまとめ梱包するよう各部署や個人を指導する。部署や個人から記録や文書を受け取り、部屋や倉庫に集めて集中保管します。併せて、機構の再編後、文書が所轄官庁または管理団体に引き渡されるまでの間、文書を保護し、安全に保管するために必要な倉庫、設備、人員を整備します。

地区人民委員会委員長は、地区人民委員会管轄下の専門機関の文書を収集し安全に保管するための倉庫や必要な設備の手配について助言するよう内務省に指示する。機構の再編後、文書が所轄官庁または管理機関に引き渡されるまでの間、治安部隊が文書を保護するように手配します。

組織上の取り決めが完了した後、新しい機関、組織、または行政単位の長は、文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、または文書事務所のアカウントの開設または再開の登録を速やかに指示する必要があります。規定に従って専門公共サービス用の印鑑とデジタル署名証明書の発行を登録します...

統計、封印、文書の保管

機関文書については、内務省は、機関文書部門または機関、組織、部署で文書保管を担当する者が、部署や個人を指導して文書やファイルをまとめて梱包し、集中保管する部屋や倉庫に事前に引き渡すことを義務付けている。各部署や個人から受け取った文書を安全に保管するための倉庫や必要な条件を整備する。組織再編後、省歴史文書館または所管機関・団体に引き渡されるまでの間、当該機関・団体の事務所または保管倉庫に文書を収集し、封印して安全に保管する。

同時に、統計システムの管理運用部門と連携し、統計システムに登録されている機関・組織の文書数や文書データベースの状況を確認する。未完了作業の記録および書類をリストに従って受け取り、別途保管する。これまで完全に編集された永久保存記録をファイル化またはコンパイルし、別途パッケージ化します。

梱包した書類と未完了作業リストは原本のまま提出してください。

内務省は、公務員、公務員、労働者については、完了した仕事と未完了の仕事に関する記録と文書の統計とパッケージ化を要求しています。未完了の作業については、リストを作成し、作業名、担当者名、書類の枚数、処理期限（ある場合）を明記する必要があります。

パッケージ化されたファイル、文書、およびシステムの未完了作業のリストの元の状態を、機関またはユニットのアーカイブ、または機器の整理プロセス中に文書を収集する責任者に提出します。

組織整備完了後、速やかに庁内アーカイブ及び本システムの管理・運用部門と調整を行い、未完了の業務に係る記録・文書を引き続き取り扱う部門・担当者に引き継ぐことが必要である。

業務を停止した機関および団体の組織および個人の口座の閉鎖

内務省は、システムを管理・運用する部署に対し、機関、組織、個人のアカウントごとにシステム内の文書および文書データベースの範囲を識別し、限定することを要求しています。未完了作業リストに基づいてデータの範囲を決定し、未完了作業のある組織および個人のアカウントのリストを作成します。指示に応じて引き継ぎ計画を準備します。

同時に、現在システムで使用されている文書識別コード、ファイルコード、文書記号の体系について統計を収集し、省人民委員会と内務省に報告し、組織構造が統一され、同期化され、重複が回避された後、機関と組織の文書識別コード、ファイルコード、文書記号を設定するための基礎として使用します。

組織整理の決定後直ちに事業を停止する機関及び団体については、組織整理の完了後速やかに団体及び個人の口座を閉鎖する必要がある。同時に、新しい機関、組織、個人のアカウントを開設し、以前関連していた文書や文書データベースとの接続を確保します。

特に、内務省は、機構の再編成の過程で、機関、組織、個人の緊急のニーズに応えるために、システム内の文書および文書データベースを使用する計画を立てることを提案しています。