Responsabilidad del cierre de los libros de seguridad social de los empleados

De conformidad con el artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, en caso de terminación de un contrato de trabajo, la empresa y el trabajador tienen las siguientes responsabilidades respectivas:

- Dentro de los 14 días hábiles siguientes a la fecha de terminación del contrato de trabajo, ambas partes son responsables de pagar íntegramente todas las cantidades relacionadas con los derechos de cada parte, salvo en los siguientes casos que podrán prorrogarse pero no más de 30 días:

+ Las empresas no individuales cesan sus operaciones;

+ Las empresas cambian de estructura, de tecnología o por razones económicas;

+ Dividir, separar, fusionar, consolidar; venta, arrendamiento, conversión de tipo de negocio; transferencia de propiedad y derecho de uso de activos de empresas y cooperativas;

+ Debido a desastres naturales, incendios, ataques enemigos o epidemias peligrosas.

- El salario, el seguro social, el seguro de salud, el seguro de desempleo, las indemnizaciones por despido y demás beneficios de los trabajadores según los convenios colectivos de trabajo y los contratos de trabajo, tendrán prioridad de pago en caso de terminación, disolución o quiebra de la empresa o cooperativa.

- Las empresas tienen las siguientes responsabilidades:

+ Completar el trámite para confirmar el período de pago del seguro social y del seguro de desempleo y devolverlo junto con los documentos originales de los demás empleados si la empresa los ha conservado;

+ Proporcionar copias de documentos relacionados con el proceso de trabajo del empleado si el empleado lo solicita. El coste de copia y envío de documentos lo paga la empresa.

Así: Con base en la normativa anterior, al finalizar un contrato de trabajo, la empresa es responsable de confirmar el período de pago del seguro social y del seguro de desempleo (o en realidad llamado cierre del libro de seguro social) del empleado.

Por lo tanto, los contadores y el personal de recursos humanos de las empresas deben prestar atención a esta regulación para realizar el trabajo necesario para cerrar el libro de seguro social de los empleados que terminan sus contratos laborales.

¿Pueden los trabajadores cerrar ellos mismos sus libros de seguridad social?

De conformidad con el artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, las empresas están obligadas a completar los procedimientos para confirmar el período de pago del seguro social y del seguro de desempleo y devolverlo junto con las copias originales de otros documentos si la empresa los ha ocultado al empleado.

Además, la cláusula 5, artículo 21 de la Ley de Seguro Social de 2014 también estipula que las empresas son responsables de coordinar con la agencia de Seguro Social para devolver los libros de seguro social a los empleados, confirmar el período de pago del seguro social cuando los empleados terminan los contratos laborales, contratos de trabajo o abandonan los trabajos de acuerdo con las disposiciones de la ley.

De esta manera, se puede observar que el cierre del libro de seguros sociales es responsabilidad de la empresa y se realiza con la coordinación del organismo de seguros sociales.

Por lo tanto, los empleados no pueden cerrar sus libros de seguro social en la agencia de seguro social después de dejar su trabajo, ya sea que lo hagan de manera legal o abrupta, sino que deben regresar a su antigua empresa para solicitarles que completen los procedimientos para cerrar sus libros de seguro social.

Sanciones para las empresas que no cierren los libros de seguridad social de sus empleados

De conformidad con el artículo 12 del Decreto 12/2022/ND-CP, las empresas que no completen los procedimientos para confirmar el período de pago del seguro social y del seguro de desempleo de los empleados después de la terminación del contrato de trabajo de acuerdo con las disposiciones de la ley estarán sujetas a las siguientes sanciones:

- De 2 millones de VND a 4 millones de VND por infracciones que afecten de 1 a 10 empleados;

- De 4 millones de VND a 10 millones de VND por violaciones que afecten a entre 11 y 50 trabajadores;

- De 10 millones a 20 millones de VND por infracciones que afecten a entre 51 y 100 trabajadores;

- De 20 millones a 30 millones de VND por infracciones que afecten a entre 101 y 300 trabajadores;

- De 30 millones de VND a 40 millones de VND por infracciones que involucren a 301 o más empleados.

Además, las empresas también están obligadas a completar procedimientos para confirmar el período de pago del seguro social y del seguro de desempleo para los empleados de acuerdo con la normativa.

¿Qué deben hacer los trabajadores cuando la empresa no cierra el libro de seguros sociales?

De conformidad con el artículo 18 de la Ley de Seguro Social de 2014, los empleados tienen derecho a solicitar a los organismos, organizaciones e individuos competentes que revisen las decisiones y acciones de dichos organismos, organizaciones e individuos cuando haya motivos para creer que dichas decisiones y acciones violan la ley de seguro social y atentan contra sus derechos e intereses legítimos.

Por lo tanto, en caso de que el empleado haya rescindido el contrato de trabajo pero la empresa no cierre el libro de seguro social de acuerdo con la normativa, el empleado debe primero ponerse en contacto con la empresa y solicitarle que cierre el libro de seguro social para él/ella.

Si la empresa aún no cierra el libro de seguro social de acuerdo a las normas, el empleado puede presentar una queja al Inspector Jefe del Departamento de Trabajo, Inválidos de Guerra y Asuntos Sociales donde tiene su sede la empresa para que se resuelva de acuerdo a la autoridad.

Procedimiento para el cierre de libros de seguros sociales 2023

De acuerdo con la Decisión 595/QD-BHXH de 2017, los empleadores deberán cerrar los libros de seguro social en el siguiente orden:

Paso 1: Informar sobre la reducción de mano de obra

Antes de realizar el trámite de cierre del seguro social, el empleador debe realizar el trámite de notificación de reducción de mano de obra.

- De acuerdo con el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, el expediente para informar sobre la reducción laboral incluye:

+ Formulario de declaración para la corrección de la información del seguro social y del seguro médico (Formulario TK1-TS)

+ Formulario de declaración para que la unidad ajuste la información del seguro social y del seguro de salud (formulario TK3-TS);

+ Listado de trabajadores afiliados al seguro social, seguro de salud, seguro de accidentes, seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (formulario D02-TS);

+ Lista de información (Formulario D01-TS);

+ Tarjeta de seguro de salud vigente del trabajador (01 copia/persona);

- El empleador envía el expediente de notificación de reducción de jornada directamente a la entidad aseguradora social en la que participa el empleador o lo envía por correo postal.

- Después de informar con éxito una reducción en el seguro social, puede proceder a cerrar el libro de seguro social.

Paso 2: Cerrar el libro de seguro social

- De acuerdo con el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, los documentos para los procedimientos de cierre del libro de seguros incluyen:

+ Declaración de unidad participante, ajuste de la información del seguro social y del seguro de salud (formulario TK3-TS);

+ Listado de trabajadores afiliados al seguro social, seguro de salud, seguro de desempleo, seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (Formulario D02-TS).

+ Listado de información (Formulario D01-TS).

+ Libro de seguros sociales

+ Folletos de seguros sociales.

+ Decisión de terminación del contrato de trabajo (u otros documentos relacionados con la terminación del contrato de trabajo).

+ Tarjeta de seguro de salud vigente del trabajador (01 copia/persona);

- El empleador presenta la solicitud de cierre del libro de seguridad social en la entidad de seguridad social en la que participa o la envía por correo.

Hora de cierre del libro de seguros sociales

De acuerdo con la Cláusula 1, Artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, dentro de los 14 días hábiles contados a partir de la fecha de terminación del contrato de trabajo, ambas partes son responsables de pagar íntegramente todos los montos relacionados con los derechos de cada parte, excepto en los siguientes casos, que pueden extenderse pero no más de 30 días:

- El empleador no es una persona física que cesa sus operaciones;

- El empleador cambia de estructura, de tecnología o por razones económicas;

- Dividir, separar, fusionar, consolidar; venta, arrendamiento, conversión de tipo de negocio; transferencia de propiedad y derecho de uso de activos de empresas y cooperativas;

- Debido a desastres naturales, incendios, ataques enemigos o epidemias peligrosas.

Así, de acuerdo a la normativa, el plazo de cierre del libro de seguridad social no excederá de 14 días y en casos especiales de acuerdo a la Cláusula 1, Artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, el plazo máximo de cierre del libro de seguridad social no excederá de 30 días.