Durch die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Software zur Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltung kann Ha Tinh seine Verwaltungsaktivitäten verbessern und den Aufbau einer elektronischen Verwaltung vorantreiben.

Bislang dienten Papierdokumente und mit Unterschrift und Siegel der zuständigen Behörde beglaubigte Dokumente der Legalität und wurden für die Leitung, Steuerung und Abwicklung staatlicher Verwaltungsbehörden verwendet. Das Innenministerium hat dem Volkskomitee der Provinz außerdem geraten, zahlreiche Dokumente herauszugeben, die die Verwaltung und Erstellung von Papieraufzeichnungen anleiten und leiten.

Allerdings ist die Umsetzung traditioneller Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren bei einigen Agenturen und Einheiten gemäß den geltenden Vorschriften noch nicht gewährleistet, beispielsweise: Dokumente wurden nicht vollständig erfasst, befinden sich noch im Rückstand, wurden nicht gesammelt, bearbeitet und bewertet... Vor diesem Hintergrund hat Ha Tinh im Jahr 2021 eine Pilotinitiative zur Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Software zur Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltung gestartet.

Durch die Erstellung elektronischer Akten wird die Abwicklung von Verwaltungsverfahren für Beamte und Staatsbedienstete erleichtert.

Mai Truong Sinh, stellvertretender Direktor des Innenministeriums und Initiator der Initiative, erklärte: „Die Erstellung und Speicherung elektronischer Aufzeichnungen ist eine neue Art der Dokumentenspeicherung und weist viele Unterschiede zu herkömmlichen Papieraufzeichnungen auf. Dokumente werden auf elektronischen Geräten erstellt oder aus Dokumenten auf anderen Informationsträgern digitalisiert. Dank der im Dokumentenmanagementsystem integrierten Funktion zur Aufzeichnungserstellung können digitale Dokumente in einer Netzwerkumgebung automatisch zu Aufzeichnungen umgewandelt werden.“

Der Einschätzung zufolge ist Ha Tinh einer der führenden Orte bei der Implementierung elektronischer Aufzeichnungen und der Digitalisierung elektronischer Dokumente. Organisieren Sie die Nutzung von Dokumenten, um teilweise und vollständige öffentliche Online-Dienste effektiv bereitzustellen.

Die Aufzeichnungserstellung erfolgt nahtlos online, wodurch die Papierlagerung gespart wird.

Im Jahr 2021 führte Ha Tinh das Programm in 6 Einheiten auf Provinzebene (Büro des Volkskomitees der Provinz, Innenministerium, Finanzministerium, Ministerium für Information und Kommunikation, Ministerium für Wissenschaft und Technologie, Justizministerium) und 3 Einheiten auf Bezirksebene (Volkskomitee der Stadt Ha Tinh, Bezirk Cam Xuyen, Bezirk Thach Ha) als Pilotprojekt durch. Dabei wurden 3.231 elektronische Aufzeichnungen erstellt.

Bis 2022 wird die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Arbeitsaufzeichnungssoftware in allen Provinzabteilungen, Zweigstellen und Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden eingeführt. Die Gesamtzahl der in Einheiten und Orten erstellten Datensätze beträgt über 51.600 Datensätze, davon beträgt die Anzahl der vollständigen Datensätze über 13.000 Datensätze. Im Jahr 2023 wird Ha Tinh die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Arbeitsaufzeichnungssoftware weiterhin intensiv vorantreiben, mit dem Ziel, sicherzustellen, dass 90 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Provinzebene, 80 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Bezirksebene und 30 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Gemeindeebene (ausgenommen Arbeitsaufzeichnungen im Rahmen von Staatsgeheimnissen, Aufzeichnungen mit komplexen Dokumentkomponenten usw.) erstellt werden.

In der Praxis hat die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen der Staatsverwaltung viele Vorteile gebracht, die Verwaltungsreform vorangetrieben und die Effizienz der Dokumenten- und Archivarbeit verbessert.

Mit den erstellten elektronischen Aufzeichnungen erfolgt die Suche und Bearbeitung von Dokumenten schnell.

Frau Ho Thi Niem, Fachkraft der Abteilung für Verwaltungsreform und Dokumentenarchivierung (Innenministerium), erklärte: „Seit der Einführung der elektronischen Aktenführung in der Arbeitsmanagement-Software besteht der erste Vorteil darin, dass die Speicherung von Papierunterlagen deutlich reduziert wurde. Darüber hinaus ist die Suche und Verarbeitung von Textinformationen bei der Erstellung von Akten im Netzwerk schnell und bequem. Auch die Bearbeitung von Dokumenten wird einfacher und schneller, da das mehrfache Drucken von Papierdokumenten, um Stellungnahmen von Abteilungen und Ämtern einzuholen, entfällt. Darüber hinaus verringert die elektronische Akte den Dokumentenverlust, der bei Papierunterlagen leicht auftreten kann.“

Ein weiterer Vorteil der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Arbeitsaufzeichnungssoftware besteht darin, dass beim Umlauf elektronischer Dokumente alle Beamten und öffentlichen Angestellten am Prozess der Dokumentenverarbeitung und -lösung im selben System teilnehmen können. Dadurch wird die Konsistenz und Durchgängigkeit in der Dokumentenverarbeitung sichergestellt. Andererseits unterstützt es die Leiter von Behörden und Einheiten bei der Verwaltung des Konsultationsprozesses und der Abwicklung der Arbeit jedes Beamten und öffentlichen Angestellten, wenn ihnen die Leitung der Beschlussfassung übertragen wurde.

Das Ministerium führt die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Dokumentenverwaltungssoftware und Arbeitsaufzeichnungen für alle 216 Gemeinden, Bezirke und Städte in der Provinz in Form von Handführung und Anleitung durch. Die Einheit verfügt außerdem über ein Dokument, das den Prozess der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen in der Arbeitsaufzeichnungssoftware anleitet und folgende Hauptinhalte enthält: den Prozess des Erstellens und Unterzeichnens elektronischer Dokumente; Prozess der Eingabe von Agenturdatensätzen in eine Software zur Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltung; Elektronischer Ablageprozess über Dokumentenmanagementsoftware und Arbeitsaufzeichnungen. Man kann sagen, dass die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen ziemlich kompliziert ist, aber im Prozess des Aufbaus von E-Government und digitaler Verwaltung ist dies eine unvermeidliche Anforderung.

Herr Mai Truong Sinh

Stellvertretender Direktor des Innenministeriums

Phuc Quang - Mai Hoang