Verantwortung für den Abschluss der Sozialversicherungsbücher der Mitarbeiter

Gemäß Artikel 48 des Arbeitsgesetzbuches von 2019 haben das Unternehmen und der Arbeitnehmer bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags folgende jeweilige Pflichten:

- Innerhalb von 14 Arbeitstagen ab dem Datum der Beendigung des Arbeitsvertrags sind beide Parteien für die vollständige Zahlung aller Beträge im Zusammenhang mit den Rechten jeder Partei verantwortlich, außer in den folgenden Fällen, in denen eine Frist von maximal 30 Tagen verlängert werden kann:

+ Nicht-individuelle Unternehmen stellen ihre Geschäftstätigkeit ein;

+ Unternehmen verändern ihre Struktur, Technologie oder aus wirtschaftlichen Gründen;

+ Aufteilen, trennen, zusammenführen, konsolidieren; Verkauf, Vermietung, Umwandlung der Betriebsform; Übertragung des Eigentums und der Nutzungsrechte an Vermögenswerten von Unternehmen und Genossenschaften;

+ Aufgrund von Naturkatastrophen, Bränden, feindlichen Angriffen oder gefährlichen Epidemien.

- Gehalt, Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Abfindungen und andere Leistungen der Arbeitnehmer gemäß Tarifverträgen und Arbeitsverträgen werden im Falle der Schließung, Auflösung oder Insolvenz des Unternehmens oder der Genossenschaft vorrangig ausgezahlt.

- Unternehmen haben folgende Pflichten:

+ Führen Sie die Bestätigung der Dauer der Sozialversicherungs- und Arbeitslosenversicherungszahlung durch und senden Sie diese zusammen mit den Originaldokumenten anderer Arbeitnehmer zurück, sofern das Unternehmen diese aufbewahrt hat.

+ Stellen Sie auf Anfrage des Mitarbeiters Kopien von Dokumenten zur Verfügung, die sich auf seinen Arbeitsprozess beziehen. Die Kosten für das Kopieren und Versenden der Unterlagen trägt das Unternehmen.

Daher gilt: Auf Grundlage der oben genannten Bestimmungen obliegt es dem Unternehmen bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, dem Arbeitnehmer die Dauer seiner Sozialversicherungs- und Arbeitslosenversicherungszahlung zu bestätigen (oder genauer gesagt, das Sozialversicherungsbuch zu schließen).

Daher müssen Buchhalter und Personalverantwortliche in Unternehmen diese Regelung beachten, um die notwendigen Arbeiten zur Schließung der Sozialversicherungsbücher für Arbeitnehmer durchzuführen, die ihren Arbeitsvertrag kündigen.

Können Arbeitnehmer ihre Sozialversicherungskonten selbst abschließen?

Gemäß Artikel 48 des Arbeitsgesetzbuchs von 2019 sind Unternehmen dafür verantwortlich, die Verfahren zur Bestätigung der Dauer der Sozialversicherungs- und Arbeitslosenversicherungszahlung abzuschließen und diese zusammen mit den Originalkopien anderer Dokumente zurückzugeben, wenn das Unternehmen diese dem Arbeitnehmer vorenthalten hat.

Darüber hinaus ist in Absatz 5, Artikel 21 des Sozialversicherungsgesetzes 2014 festgelegt, dass Unternehmen für die Abstimmung mit der Sozialversicherungsagentur verantwortlich sind, um den Arbeitnehmern ihre Sozialversicherungsunterlagen zurückzugeben und den Zeitraum der Sozialversicherungszahlung zu bestätigen, wenn die Arbeitnehmer Arbeitsverträge, Arbeitsverträge oder die Arbeitsstelle gemäß den gesetzlichen Bestimmungen kündigen.

Daraus ist ersichtlich, dass der Abschluss des Sozialversicherungsbuchs in der Verantwortung des Unternehmens liegt und in Abstimmung mit dem Sozialversicherungsträger erfolgt.

Daher können Arbeitnehmer nach einer Kündigung ihrer Arbeitsstelle – unabhängig davon, ob sie rechtmäßig oder abrupt kündigen – ihre Sozialversicherungskonten nicht bei der Sozialversicherungsagentur schließen, sondern müssen zu ihrem alten Arbeitgeber zurückkehren und dort die Schließung ihrer Sozialversicherungskonten beantragen.

Strafen für Unternehmen, die die Sozialversicherungsbücher ihrer Mitarbeiter nicht schließen

Gemäß Artikel 12 des Dekrets 12/2022/ND-CP unterliegen Unternehmen, die die Verfahren zur Bestätigung der Dauer der Sozialversicherungs- und Arbeitslosenversicherungszahlungen für Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsvertrags nicht gemäß den gesetzlichen Bestimmungen abschließen, folgenden Strafen:

- Von 2 Millionen VND bis 4 Millionen VND für Verstöße, an denen 1 bis 10 Mitarbeiter beteiligt sind;

- Von 4 Millionen VND auf 10 Millionen VND für Verstöße, an denen 11 bis 50 Arbeitnehmer beteiligt sind;

- Von 10 Millionen VND auf 20 Millionen VND für Verstöße, an denen 51 bis 100 Arbeitnehmer beteiligt sind;

- Von 20 Millionen VND auf 30 Millionen VND für Verstöße, an denen 101 bis 300 Arbeitnehmer beteiligt sind;

- Von 30 Millionen VND bis 40 Millionen VND für Verstöße, an denen 301 oder mehr Mitarbeiter beteiligt sind.

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, Verfahren zur Bestätigung der Sozialversicherungs- und Arbeitslosenversicherungszeiträume ihrer Mitarbeiter gemäß den Vorschriften durchzuführen.

Was sollten Arbeitnehmer tun, wenn das Unternehmen das Sozialversicherungsbuch nicht schließt?

Gemäß Artikel 18 des Sozialversicherungsgesetzes 2014 haben Arbeitnehmer das Recht, bei zuständigen Behörden, Organisationen und Einzelpersonen die Überprüfung von Entscheidungen und Maßnahmen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen zu beantragen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass diese Entscheidungen und Maßnahmen gegen das Sozialversicherungsgesetz verstoßen und ihre legitimen Rechte und Interessen verletzen.

Falls der Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag gekündigt hat, das Unternehmen die Sozialversicherungsakte jedoch nicht vorschriftsmäßig schließt, muss der Arbeitnehmer zunächst Kontakt mit dem Unternehmen aufnehmen und dieses bitten, die Sozialversicherungsakte für ihn zu schließen.

Schließt das Unternehmen die Sozialversicherungsbücher dennoch nicht vorschriftsmäßig ab, kann der Arbeitnehmer beim Hauptinspektor des Ministeriums für Arbeit, Kriegsinvaliden und Soziales am Sitz des Unternehmens Beschwerde einreichen, um die Angelegenheit den zuständigen Behörden zu melden.

Verfahren zum Abschluss von Sozialversicherungsbüchern 2023

Gemäß der Entscheidung 595/QD-BHXH aus dem Jahr 2017 müssen Arbeitgeber die Sozialversicherungsbücher in der folgenden Reihenfolge schließen:

Schritt 1: Arbeitsreduzierung melden

Vor der Durchführung des sozialversicherungsrechtlichen Schließungsverfahrens muss der Arbeitgeber das Verfahren zur Meldung der Personalreduzierung durchführen.

- Gemäß Artikel 23 des Beschlusses 595/QD-BHXH umfasst das Dossier zur Meldung von Arbeitsreduzierungen:

+ Erklärungsformular zur Anpassung der Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsdaten (Formular TK1-TS)

+ Erklärungsformular für die Einheit zur Anpassung der Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsdaten (Formular TK3-TS);

+ Liste der an der Sozialversicherung, Krankenversicherung, Unfallversicherung, Berufsunfall- und Berufskrankheitenversicherung teilnehmenden Arbeitnehmer (Formular D02-TS);

+ Informationsliste (Formular D01-TS);

+ Gültige Krankenversicherungskarte des Arbeitnehmers (1 Kopie/Person);

- Der Arbeitgeber sendet die Datei mit der Meldung der Arbeitsreduzierung direkt an die Sozialversicherungsanstalt, bei der der Arbeitgeber Mitglied ist, oder sendet sie per Post.

- Nach erfolgreicher Meldung einer Sozialversicherungskürzung können Sie mit dem Abschluss des Sozialversicherungsbuches fortfahren.

Schritt 2: Sozialversicherungsbuch schließen

- Gemäß Artikel 23 des Beschlusses 595/QD-BHXH umfassen die Dokumente zum Abschluss von Versicherungsbuchverfahren:

+ Erklärung der teilnehmenden Einheit, Anpassung der Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsdaten (Formular TK3-TS);

+ Liste der Arbeitnehmer, die an der Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Berufsunfall- und Berufskrankheitsversicherung teilnehmen (Formular D02-TS).

+ Informationsliste (Formular D01-TS).

+ Sozialversicherungsbuch

+ Merkblätter zur Sozialversicherung.

+ Entscheidung zur Kündigung des Arbeitsvertrags (oder andere Dokumente im Zusammenhang mit der Kündigung des Arbeitsvertrags).

+ Gültige Krankenversicherungskarte des Arbeitnehmers (1 Kopie/Person);

- Der Arbeitgeber reicht den Sozialversicherungsabschlussantrag bei der Sozialversicherungsanstalt ein, bei der er Mitglied ist, oder reicht ihn per Post ein.

Sozialversicherungsbuchschluss

Gemäß Absatz 1, Artikel 48 des Arbeitsgesetzbuches von 2019 sind die beiden Parteien innerhalb von 14 Arbeitstagen ab dem Datum der Beendigung des Arbeitsvertrags dafür verantwortlich, alle Beträge im Zusammenhang mit den Rechten jeder Partei vollständig zu zahlen, außer in den folgenden Fällen, in denen eine Verlängerung um höchstens 30 Tage möglich ist:

- Der Arbeitgeber ist keine Einzelperson, die ihren Betrieb einstellt;

- Der Arbeitgeber ändert seine Struktur, Technologie oder aus wirtschaftlichen Gründen;

- Aufteilen, trennen, zusammenführen, konsolidieren; Verkauf, Vermietung, Umwandlung der Betriebsform; Übertragung des Eigentums und der Nutzungsrechte an Vermögenswerten von Unternehmen und Genossenschaften;

- Aufgrund von Naturkatastrophen, Bränden, feindlichen Angriffen oder gefährlichen Epidemien.

So beträgt die Schließzeit für das Sozialversicherungsbuch gemäß den Vorschriften höchstens 14 Tage und in Sonderfällen gemäß Absatz 1, Artikel 48 des Arbeitsgesetzbuchs von 2019 beträgt die maximale Schließzeit für das Sozialversicherungsbuch höchstens 30 Tage.