สร้างโปรไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและบันทึกการทำงานช่วยให้ จังหวัดห่าติ๋ญ ปรับปรุงกิจกรรมการจัดการด้านธุรการและส่งเสริมกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

จนถึงปัจจุบัน เอกสารกระดาษและเอกสารที่ได้รับการรับรองความถูกต้องโดยลายมือชื่อและตราประทับของหน่วยงานที่มีอำนาจ ได้รับรองความถูกต้องตามกฎหมาย และถูกนำมาใช้ในการบริหารจัดการ กำกับ และดำเนินกิจการของหน่วยงานบริหารของรัฐ กรมกิจการภายในยังได้แนะนำให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกเอกสารจำนวนมากเพื่อกำกับและแนะนำการจัดการและจัดทำเอกสารกระดาษ

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการตามขั้นตอนการเก็บรักษาและการเก็บถาวรแบบดั้งเดิมของหน่วยงานและหน่วยงานบางแห่งยังไม่ได้รับการรับรองตามระเบียบข้อบังคับปัจจุบัน เช่น เอกสารต่างๆ ไม่ได้รับการบันทึกอย่างครบถ้วน เอกสารยังค้างอยู่ ไม่ได้รับการรวบรวม แก้ไข และประเมินค่า... จากความเป็นจริงดังกล่าว ในปี 2564 ห่าติ๋ญได้ริเริ่มโครงการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงาน

การจัดทำบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่เจ้าหน้าที่และข้าราชการในการจัดการขั้นตอนการบริหาร

ไม เตื่อง ซิงห์ รองอธิบดีกรมกิจการภายใน ผู้เขียนโครงการนี้ กล่าวว่า "การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบใหม่ที่มีความแตกต่างมากมายเมื่อเทียบกับบันทึกกระดาษแบบเดิม เอกสารถูกสร้างขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือแปลงเป็นดิจิทัลจากเอกสารบนสื่อบันทึกข้อมูลอื่นๆ เอกสารดิจิทัลสามารถสร้างเป็นบันทึกในระบบเครือข่ายได้โดยอัตโนมัติ ด้วยฟังก์ชันการสร้างบันทึกที่รวมอยู่ในระบบการจัดการเอกสาร"

ตามการประเมิน ห่าติ๋ญเป็นหนึ่งในพื้นที่ชั้นนำในการดำเนินการด้านบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และการแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นดิจิทัล รวมถึงจัดการการใช้เอกสารเพื่อปรับใช้บริการสาธารณะออนไลน์อย่างมีประสิทธิผลทั้งบางส่วนและทั้งหมด

บันทึกต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นออนไลน์ด้วยกระบวนการที่ราบรื่น ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร

ในปี 2564 จังหวัดห่าติ๋ญได้นำโครงการนำร่องไปใช้ใน 6 หน่วยงานในระดับจังหวัด (สำนักงานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรมกิจการภายใน กรมการคลัง กรมสารสนเทศและการสื่อสาร กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กรมยุติธรรม) และ 3 หน่วยงานในระดับอำเภอ (คณะกรรมการประชาชนนครห่าติ๋ญ อำเภอกามเซวียน อำเภอทาจห่า) โดยสามารถสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้ 3,231 รายการ

ภายในปี พ.ศ. 2565 จะมีการนำระบบบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานไปใช้งานในทุกหน่วยงาน หน่วยงานสาขา และคณะกรรมการประชาชนของอำเภอ อำเภอ และเทศบาล จำนวนบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้นในหน่วยงานและท้องถิ่นมีมากกว่า 51,600 รายการ ซึ่งจำนวนบันทึกข้อมูลที่สมบูรณ์มีมากกว่า 13,000 รายการ ในปี พ.ศ. 2566 เทศบาลห่าติ๋ญจะยังคงนำระบบบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานไปใช้งานอย่างแข็งขัน โดยมีเป้าหมายที่จะให้มีการจัดทำบันทึกข้อมูลงานในระดับจังหวัด 90%, ระดับอำเภอ 80% และระดับตำบล 30% (ยกเว้นบันทึกข้อมูลงานที่อยู่ในขอบเขตความลับของรัฐ บันทึกข้อมูลที่มีส่วนประกอบของเอกสารที่ซับซ้อน ฯลฯ)

ในทางปฏิบัติ การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ก่อให้เกิดประโยชน์มากมายต่อการบริหารจัดการของรัฐ ส่งเสริมการปฏิรูปการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพของงานเอกสารและเอกสารสำคัญ

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้กระบวนการค้นหาและประมวลผลเอกสารเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

คุณโฮ ทิ เนียม ผู้เชี่ยวชาญประจำกรมปฏิรูปการบริหารและเอกสาร (กรมกิจการภายใน) ให้ความเห็นว่า “นับตั้งแต่มีการนำระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานบนซอฟต์แวร์บริหารจัดการงาน ประโยชน์แรกคือช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษลงอย่างมาก ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อสร้างระบบบันทึกบนเครือข่าย กระบวนการค้นหาและประมวลผลข้อมูลข้อความก็รวดเร็วและสะดวกสบาย การแก้ไขเอกสารก็ง่ายและรวดเร็ว เพราะไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ซ้ำเอกสารกระดาษหลายๆ ครั้งเพื่อขอความเห็นจากหน่วยงานต่างๆ เหมือนแต่ก่อน ยิ่งไปกว่านั้น ระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดการสูญหายของเอกสาร ซึ่งมักเกิดขึ้นกับระบบบันทึกกระดาษ”

ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานคือ เมื่อเผยแพร่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้าราชการและเจ้าหน้าที่รัฐทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการประมวลผลและแก้ไขเอกสารในระบบเดียวกันได้ ซึ่งช่วยให้กระบวนการประมวลผลเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นและสอดคล้องกัน ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยให้ผู้นำหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ สามารถบริหารจัดการกระบวนการให้คำปรึกษาและบริหารจัดการงานของข้าราชการและเจ้าหน้าที่รัฐแต่ละคนเมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นประธานในการพิจารณาแก้ไข

กรมกำลังดำเนินการจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งานสำหรับตำบล ตำบล และอำเภอทั้งหมด 216 แห่งในจังหวัด ในรูปแบบคำแนะนำแบบจับมือ กรมยังได้ออกเอกสารแนะนำกระบวนการจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการไฟล์งาน โดยมีเนื้อหาหลักๆ เช่น กระบวนการร่างและลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการบันทึกรายการบันทึกของหน่วยงานบนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งาน และกระบวนการจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งาน อย่างไรก็ตาม อาจกล่าวได้ว่าการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์นั้นค่อนข้างซับซ้อน แต่ในกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลดิจิทัล ถือเป็นข้อกำหนดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

นายไม เจือง ซินห์

รองอธิบดีกรมกิจการภายในประเทศ

ฟุก กวาง - ไม ฮวง