เพิ่มความเข้มงวดในการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร

นั่นเป็นเนื้อหาที่น่าสังเกตในรายงานทางการเลขที่ 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคม ของ กระทรวงมหาดไทย ที่ส่งถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่เป็นศูนย์กลางเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เอกสารดังกล่าวระบุอย่างชัดเจนว่า เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของโปลิตบูโร สำนักงานเลขาธิการและกระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่บริหารงานส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น

ประการแรก ให้บังคับใช้กฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยปฏิบัติตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างรวมศูนย์ สม่ำเสมอ และปลอดภัยตามเอกสารสำคัญแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการรวบรวมทางสถิติและตามเอกสารสำคัญนั้นๆ

ปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงานและองค์กรนับแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินการ หน่วยงานและองค์กรไม่จัดทำเอกสารทางปกครองตามอำนาจหน้าที่ตั้งแต่วันที่คำสั่งของหน่วยงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการควบรวมหรือยุติการดำเนินการมีผลบังคับใช้

ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยงานบริหาร (ADU) ก่อนการจัดองค์กร

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ห้ามยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในพื้นที่จังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือรักษาเป็นการชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจหน้าที่ของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารหลังจากการจัดองค์กรจะดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง ปกป้องความลับของรัฐและรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ระเบียบว่าด้วยรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดรับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินงานบริหารจัดการเอกสารสำคัญของรัฐในท้องถิ่นตามขอบเขตหน้าที่และอำนาจ รับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้อำนาจบริหารจัดการตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร ออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดโดยด่วน เกี่ยวกับการเสริมสร้างการบริหารจัดการเอกสารและจดหมายเหตุของรัฐ

พร้อมกันนี้ จำเป็นต้องจัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการจัดและปรับปรุงหน่วยงานบริหารทุกระดับ และสร้างแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องประเมินและดำเนินการ

ทันทีหลังจากดำเนินการจัดองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นต้องออกเอกสารระบุรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารโดยเร็ว สั่งให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ภายใต้การบริหารของตน สั่งให้หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าที่อยู่ภายใต้การบริหารชั่วคราวของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด รับเอกสารที่ห้องและโกดังในเขตพื้นที่การบริหารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลเป็นการชั่วคราว

พร้อมกันนี้ จำเป็นต้องกำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินการระบบ เพื่อนำแนวทางแก้ไขปัญหาทางเทคนิคมาใช้ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการ

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ คำสั่งอย่างเป็นทางการขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น ออกแผนเพื่อนำคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดไปปฏิบัติ

พร้อมกันนี้ให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด จัดส่งเจ้าหน้าที่จัดกลุ่มปฏิบัติงานให้หน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ ให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด ดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมแฟ้มเอกสารที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขครบถ้วน ณ หน่วยงาน องค์กร ที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด

พร้อมกันนี้ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องแจ้งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดโดยเร็วเพื่อออกรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการจัดองค์กรภายในขอบเขตการจัดการ เสนอโครงการจัดการและดำเนินการธุรกิจสำหรับบล็อกเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดก่อนการจัดองค์กร ประสานงานกับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อพัฒนาแผนการส่งมอบและบูรณาการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่เข้าควบคุมดูแลการนับ การจัดเรียง การบรรจุ การปิดผนึก การยืนยันปริมาณและสถานะของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น (ถ้ามี) การรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสาร ณ สถานที่หรือการเก็บรักษาเอกสารส่วนกลางชั่วคราวของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ประสานงานกับหน่วยงานบริหารและปฏิบัติการของระบบเพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ดำเนินการให้มั่นใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง จนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กร สรุปปริมาณและสถานะของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานต่อกรมกิจการภายในเพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร จำเป็นต้องดำเนินการดังต่อไปนี้โดยเร็ว: จัดทำและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจจัดการที่มีความสามารถหลังการจัดองค์กร; ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในเพื่อพัฒนาโครงการเพื่อจัดการและบริหารธุรกิจของบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่ได้รับการบันทึกทางสถิติของหน่วยงานหรือองค์กรก่อนการจัดองค์กร

พร้อมกันนี้ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดทำโครงการและแผนงานบริหารจัดการงานปฏิบัติการสำหรับบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมสถิติไว้ก่อนการจัดองค์กร รวบรวมแฟ้มที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่ผ่านการแก้ไขครบถ้วนแล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และเสมียน

นอกจากนี้ ในรายงานอย่างเป็นทางการฉบับนี้ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่หลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมกันนี้ ให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ จัดทำและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร แนบบันทึกและเอกสาร จัดทำแยก และรวบรวมและส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานสถิติ รวบรวมเอกสารในคลังเอกสาร และนำหน่วยงานและบุคลากรรวบรวมและรวบรวมเอกสารและบันทึกที่ยังไม่ได้ส่งไปยังคลังเอกสาร รับบันทึกและเอกสารจากหน่วยงานและบุคลากร แล้วรวบรวมไว้ในคลังเอกสารและคลังสินค้าเพื่อจัดเก็บส่วนกลาง ขณะเดียวกัน จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นเพื่อปกป้องและเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่รับผิดชอบหลังจากจัดระบบเครื่องมือเรียบร้อยแล้ว

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำปรึกษาด้านการจัดโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและเก็บรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอให้ปลอดภัย จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่รับผิดชอบดำเนินการจัดการภายหลังการจัดระบบเครื่องมือเรียบร้อยแล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่ จะต้องดำเนินการลงทะเบียนเปิดหรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และสำนักงานเอกสารในระบบทันที เพื่อให้แน่ใจว่ามีการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนเพื่อออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบ...

สถิติ การปิดผนึก การเก็บรักษาเอกสาร

สำหรับเอกสารของหน่วยงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้กรมเอกสารของหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารในหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคคลในการรวบรวม รวบรวม และเก็บรักษาเอกสารดังกล่าวไว้ที่ห้องหรือโกดังเพื่อการรักษาส่วนกลางล่วงหน้า จัดเตรียมโกดังและเงื่อนไขที่จำเป็นในการเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย รวบรวม ปิดผนึก และเก็บรักษาเอกสารไว้อย่างปลอดภัยที่ห้องหรือโกดังของหน่วยงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายหลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมกันนี้ให้ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรในระบบ รับและเก็บรักษาไฟล์และเอกสารงานที่ยังไม่เสร็จแยกตามรายการ ยื่นหรือแยกตรวจนับและจัดทำแพ็คเกจไฟล์ที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่แก้ไขเสร็จสิ้นแล้ว

ยื่นเอกสารที่บรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการบันทึกสถิติและรวบรวมเอกสารและงานที่ทำเสร็จแล้วและงานที่ยังไม่เสร็จ สำหรับงานที่ยังทำไม่เสร็จ จำเป็นต้องจัดทำรายการและระบุชื่องาน ชื่อผู้รับผิดชอบ จำนวนเอกสารที่มีอยู่ และกำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี) อย่างชัดเจน

ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กร จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงาน

สำหรับหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินงานระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้ระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น ให้ระบุขอบเขตของข้อมูลและจัดทำบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น จัดทำแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง

พร้อมกันนี้ ให้รวบรวมสถิติและรายงานต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมการปกครองเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ หลังจากปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ให้เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร จำเป็นต้องปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากตัดสินใจจัดองค์กร พร้อมกันนั้นเปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กรและบุคคลใหม่ โดยให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระทรวงมหาดไทยเสนอให้มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบเพื่อตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน