ด้วยเหตุนี้ ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจึงได้ขอร้องหัวหน้ากรม สาขา และภาคส่วน ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำเขต เทศบาล และเทศบาล; ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำตำบล ตำบล และตำบล (ต่อไปนี้เรียกว่า หน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่น) ทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามบทบัญญัติทางกฎหมายเกี่ยวกับเอกสารและจดหมายเหตุอย่างครบถ้วน รวมทั้งปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่น จะต้องได้รับการจัดการแบบรวมศูนย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และปลอดภัยตามเอกสารแต่ละฉบับ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงาน แผนก หรือท้องถิ่นใดๆ จะต้องได้รับการรวบรวมและรวบรวมตามเอกสารเก็บถาวรของหน่วยงาน แผนก หรือท้องถิ่นนั้นๆ

ดำเนินการปิดสถานที่เก็บเอกสารของหน่วยงาน หน่วยงาน ท้องถิ่น ตั้งแต่วันที่เลิกดำเนินการ หน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่นจะไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจของตนตั้งแต่วันที่หน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับการควบรวมหรือยุติการดำเนินงานมีผลใช้บังคับ

ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องได้รับการเก็บรักษาต่อไปที่ห้องเก็บเอกสารของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยงานบริหารก่อนการจัดองค์กร

ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด อย่าทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบหน่วยงาน