Министерство внутренних дел только что направило в Народные комитеты провинций и городов республиканского подчинения документ об усилении руководства документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW.

В связи с этим Министерство внутренних дел поручило председателям Народных комитетов уезда и города безотлагательно возглавить выполнение ряда неотложных задач по усилению управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления.

Все документы и базы данных документов, сформированные в процессе деятельности учреждений и организаций, должны управляться централизованно, единообразно и безопасно по каждому архиву; Документы и базы данных документов любого агентства или организации должны быть перечислены и собраны в соответствии с архивами этого агентства или организации.

«Агентство или организация обязаны закрыть свои архивы с даты прекращения деятельности. Агентство или организация не вправе издавать административные документы, находящиеся в их ведении, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности» - четко указано в документе Министерства внутренних дел.

До и во время организационной реструктуризации Министерство внутренних дел рекомендует продолжать хранить документы и базы данных в архивах Провинциального исторического архива и Архива агентства (или в текущем месте хранения) административной единицы до реструктуризации.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; Не допускайте порчи и потери документов и баз данных документов в процессе организации аппарата.

По данным Министерства внутренних дел, провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию действий с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции, а также за передачу документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реструктуризации аппарата.

При этом передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с положениями закона об архивном деле.

Министерство внутренних дел также предложило строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов цифровой подписи для государственных услуг; Обеспечивать защиту государственной тайны и сохранность сведений, документов и данных при выполнении статистических заданий, их комплектацию, передачу, хранение и использование при реорганизации аппарата.