Категорически запрещается изымать, передавать или уничтожать документы в процессе организационной реструктуризации.

Министерство внутренних дел только что направило в Народные комитеты провинций и городов республиканского подчинения документ об усилении руководства документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW.

В связи с этим Министерство внутренних дел обратилось с просьбой к председателям Народных комитетов уезда и города безотлагательно поручить выполнение ряда неотложных задач по усилению управления документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления.

Все документы и базы данных документов, сформированные в ходе деятельности учреждений и организаций, должны централизованно, единообразно и надежно управляться по каждому архиву; документы и базы данных документов любого учреждения или организации должны статистически и коллективно составляться по архиву этого учреждения или организации.

«Учреждение или организация обязаны закрыть свои архивы с даты прекращения деятельности. Учреждение или организация не вправе выдавать распорядительные документы, находящиеся в его ведении, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности», — чётко указано в документе Министерства внутренних дел.

До и во время организационной реструктуризации Министерство внутренних дел рекомендует, чтобы документы и базы данных по-прежнему хранились в архивах Провинциального исторического архива и Архиве агентства (или в текущем месте хранения) административной единицы до реструктуризации.

Категорически запрещается незаконное изъятие, передача, уничтожение документов и баз данных, не допускается порча и утрата документов и баз данных при организации аппарата.

По данным Министерства внутренних дел, провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции, а также за передачу документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реструктуризации аппарата.

При этом передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с положениями законодательства об архивном деле.

Министерство внутренних дел также потребовало строгого соблюдения правовых норм по управлению и использованию печатей и сертификатов электронной подписи для специализированных государственных услуг; защите государственной тайны и обеспечению безопасности информации, документов и данных при выполнении статистических задач, упаковке, передаче, хранению и использованию в процессе реорганизации аппарата.