Formulaire de notification d'erreur dans une facture électronique (formulaire n° 04/SS-HDDT)

Le formulaire de notification des erreurs dans les factures électroniques est le formulaire n° 04/SS-HDDT délivré par le décret 123/2020/ND-CP.

Télécharger - Formulaire n° 04/SS-HDDT

Instructions pour le traitement des factures électroniques erronées

(i) Si le vendeur découvre que la facture électronique à laquelle un code a été attribué par l'autorité fiscale et qui n'a pas été envoyée à l'acheteur est incorrecte, le vendeur doit informer l'autorité fiscale conformément au formulaire n° 04/SS-HDDT de l'annulation de la facture électronique avec le code qui a été créé et qui est incorrect et créer une nouvelle facture électronique, la signer numériquement et l'envoyer à l'autorité fiscale pour émettre un nouveau code de facture pour remplacer la facture qui a été créée et envoyée à l'acheteur.

Les autorités fiscales doivent annuler les factures électroniques émises avec des codes incorrects et stockées dans le système de l'administration fiscale.

(ii) Dans le cas où une facture électronique avec un code d'autorité fiscale ou une facture électronique sans code d'autorité fiscale a été envoyée à l'acheteur et que l'acheteur ou le vendeur découvre une erreur, celle-ci sera traitée comme suit :

- En cas d'erreur dans le nom ou l'adresse de l'acheteur mais pas dans le code fiscal et que d'autres informations sont correctes, le vendeur doit informer l'acheteur que la facture est incorrecte et n'a pas à réémettre la facture. Le vendeur doit informer l'autorité fiscale de la facture électronique erronée conformément au formulaire n° 04/SS-HDDT, sauf dans le cas d'une facture électronique sans code d'autorité fiscale avec l'erreur ci-dessus et les données de la facture n'ont pas été envoyées à l'autorité fiscale.

- En cas d'erreur : code fiscal ; S'il y a une erreur dans le montant indiqué sur la facture, une erreur dans le taux de taxe, le montant de la taxe ou si les marchandises indiquées sur la facture ne sont pas conformes aux spécifications ou à la qualité correctes, vous pouvez choisir l'une des deux manières suivantes d'utiliser les factures électroniques :

+ Le vendeur émet une facture électronique pour corriger une facture erronée. Dans le cas où le vendeur et l'acheteur ont convenu de préparer un accord écrit avant de préparer une facture de rectification pour une facture émise avec des erreurs, le vendeur et l'acheteur doivent préparer un accord écrit indiquant clairement les erreurs, puis le vendeur doit préparer une facture électronique pour rectifier la facture émise avec des erreurs.

Une facture électronique corrigeant une facture électronique erronée doit comporter la ligne « Ajustement pour le formulaire de facture n°... symbole... numéro... date... mois... année ».

+ Le vendeur émet une nouvelle facture électronique en remplacement de la facture électronique erronée, sauf dans les cas où le vendeur et l'acheteur ont convenu de conclure un accord écrit avant d'émettre une facture de remplacement de la facture erronée. Dans ce cas, le vendeur et l'acheteur doivent conclure un accord écrit indiquant clairement l'erreur, puis le vendeur émettra une facture électronique pour remplacer la facture erronée.

Une nouvelle facture électronique remplaçant une facture électronique erronée doit comporter la mention « Remplacement de la facture n° de formulaire... symbole... numéro... date... mois... année ».

Le vendeur signe la nouvelle facture électronique pour ajuster ou remplacer la facture électronique erronée, puis le vendeur l'envoie à l'acheteur (en cas d'utilisation de factures électroniques sans codes d'administration fiscale) ou l'envoie à l'administration fiscale afin que celle-ci puisse émettre un code pour la nouvelle facture électronique à envoyer à l'acheteur (en cas d'utilisation de factures électroniques avec codes d'administration fiscale).

- Pour l'industrie aéronautique, les factures d'échange ou de remboursement de documents de transport aérien sont considérées comme des factures ajustées sans qu'il soit nécessaire de mentionner l'information « Ajustement d'augmentation/diminution pour la facture numéro de formulaire... symbole... date... mois... année ». Les entreprises de transport aérien sont autorisées à émettre leurs propres factures en cas de remboursement ou d'échange de documents de transport émis par des agents.

(iii) Si l'autorité fiscale découvre des erreurs dans la facture électronique avec le code de l'autorité fiscale ou dans la facture électronique sans le code de l'autorité fiscale, l'autorité fiscale doit en informer le vendeur conformément au formulaire n° 01/TB-RSĐT afin que le vendeur puisse vérifier les erreurs.

Conformément au délai de notification indiqué dans le formulaire n° 01/TB-RSĐT, le vendeur doit informer l'autorité fiscale conformément au formulaire n° 04/SS-HDĐT de l'inspection de la facture électronique émise comportant des erreurs.

Si le vendeur ne notifie pas l'autorité fiscale après l'expiration du délai de notification indiqué dans le formulaire n° 01/TB-RSĐT, l'autorité fiscale continuera à notifier le vendeur une deuxième fois conformément au formulaire n° 01/TB-RSĐT. Si le deuxième délai de notification indiqué dans le formulaire n° 01/TB-RSĐT est passé et que le vendeur n'a pas notifié, l'autorité fiscale envisagera de passer au cas de contrôle sur l'utilisation des factures électroniques.

(iv) Dans un délai d'un jour ouvrable, l'autorité fiscale notifie la réception et les résultats du traitement conformément au formulaire n° 01/TB-HDSS. Les factures électroniques annulées ne sont plus valables mais sont toujours conservées pour référence.

Télécharger : - Formulaire n° 01/TB-RSĐT

(Article 19 du décret 123/2020/ND-CP)