Stärkung des Managements der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Am 19. März 2025 erließ das Innenministerium gemäß Beschluss Nr. 127-KL/TW des Politbüros die offizielle Mitteilung Nr. 414/BNV-VTLTNN an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten, eine sichere Verwaltung der Dokumente vor, während und nach Abschluss der Umstrukturierung des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros und des Sekretariats vom 28. Februar 2025 zur Durchführung von Forschungen und Vorschlägen zur Fortsetzung der Umstrukturierung des politischen Systems sowie zur Wahrnehmung der Verantwortung für die staatliche Verwaltung von Dokumenten und Archiven sicherzustellen, ersucht das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Umstrukturierung des lokalen Regierungsapparats wie folgt zu stärken:

Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig eingehalten werden, indem die folgenden Anforderungen erfüllt werden:

Erstens müssen alle Dokumente und Dokumentendatenbanken, die im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen entstehen, zentral, einheitlich und sicher nach Archiv verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen nach Archiv dieser Behörde oder Organisation gezählt und gesammelt werden.

Zweitens muss die Agentur oder Organisation ihr Archiv mit dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit schließen. Ab dem Datum, an dem die Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung ihrer Tätigkeit in Kraft tritt, darf die Agentur oder Organisation unter ihrer Autorität keine Verwaltungsdokumente mehr herausgeben.

Drittens müssen Dokumente und Datenbanken vor und während der organisatorischen Regelung weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder an dem Ort, an dem sie aufbewahrt werden) der Verwaltungseinheit vor der Regelung aufbewahrt werden.

Viertens ist es strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken illegal zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während des Prozesses der Organisation des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.

Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und die Dokumente nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgt die Herausgabe der Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der organisatorischen Regelung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die Archivverwaltungsbehörde.

Viertens: Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste müssen strikt umgesetzt werden. Außerdem müssen Staatsgeheimnisse geschützt und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung statistischer Aufgaben, der Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Umstrukturierung des Apparats gewährleistet werden.

Ausgabe von Dokumenten zur Regelung der Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen

Das Innenministerium empfiehlt den Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städten, dass der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz im Rahmen seiner Pflichten und Befugnisse als Leiter für die Umsetzung der staatlichen Verwaltung der Archive vor Ort verantwortlich sein und während des gesamten Prozesses der organisatorischen Regelung die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken unter der Verwaltungsbehörde gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten soll.

Erlassen Sie dringend die Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.

Entwickeln Sie im Rahmen des Projekts zur Neuordnung und Reorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung. Legen Sie ihn den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vor.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Erstens: Erlassen Sie ein Dokument, das die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen regelt, die unter die Verwaltung gestellt werden.

Zweitens: Weisen Sie den Leiter der neuen Agentur oder Organisation an, Dokumente und Datenbanken entgegenzunehmen, die seiner Verwaltungsbefugnis unterliegen, und den Leiter der neuen Verwaltungseinheit an der Basis, Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegenzunehmen, die vorübergehend vom Historischen Archiv der Provinz verwaltet werden.

Drittens: Weisen Sie die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, an, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabe- und Arbeitsabwicklungsaktivitäten der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.

Viertens: Leiten Sie die Entwicklung von Projekten und Plänen für die Verwaltung und Geschäftsabwicklung zuvor erstellter Dokumente.

Fünftens: Stellen Sie sicher, dass vor, während und nach der organisatorischen Umstrukturierung die erforderlichen Ressourcen für die sichere und reibungslose Durchführung von Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben zur Verfügung stehen.

Sechstens: Melden Sie dem Innenministerium den Umsetzungsstatus, damit das Innenministerium eine Zusammenfassung erstellen und der Regierung Bericht erstatten kann.

Veröffentlichung eines Plans zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.

Empfehlen Sie dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz im Auftrag des Innenministeriums, im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit herauszugeben.

Erlass eines Plans zur Umsetzung der Anweisung des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems.

Das Historische Landesarchiv beauftragt Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen bei Behörden, Organisationen und Einheiten, um die Dokumente entgegenzunehmen, ihre Aufbewahrung vor Ort zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen.

Weisen Sie das Historische Provinzarchiv an, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um dauerhaft aufbewahrte Aufzeichnungen zu sammeln, die bei Behörden und Organisationen, die Quellen der dem Historischen Provinzarchiv vorgelegten Dokumente sind, vollständig bearbeitet wurden.

Empfehlen Sie dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz, ausreichende Mittel bereitzustellen, um die Sicherheit von Dokumenten und Dokumentendatenbanken in Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Historischen Archiv der Provinz bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Weisen Sie den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz an, umgehend eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole von Agenturen und Organisationen herauszugeben, die nach der Umstrukturierung des von ihnen verwalteten Apparats gegründet wurden.

Legen Sie dem Volkskomitee der Provinz das Projekt zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten von Agenturen und Organisationen vor, bevor Sie den Apparat neu organisieren.

Koordinieren Sie mit der Systemverwaltungs- und Betriebseinheit die Entwicklung eines Übergabeplans und integrieren Sie Dokumente und Dokumentdatenbanken in das System.

Bei Bedarf ist vor der Festlegung der Organisationsstruktur der Verwaltungs- und Bearbeitungsplan für den statistisch erfassten Dokumentenblock und die Dokumentendatenbank mit der Abteilung für staatliche Aufzeichnungen und Archive abzustimmen.

Leiten Sie regelmäßig Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen an und beantworten Sie Fragen zu Dokumenten und Archiven vor, während und nach einer organisatorischen Umstrukturierung.

Bestätigen Sie die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparates.

Das Innenministerium schlägt vor , für die historischen Archive der Provinzen Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln, Bestätigen von Umfang und Zustand von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) leiten und die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren.

Koordinieren Sie sich mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Systems, um die Anzahl der digitalen Dokumente zu bestimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Agentur, Organisation und Verwaltungseinheit abzugrenzen.

Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente und Dokumentendatenbanken, die derzeit im Historischen Landesarchiv aufbewahrt werden. Stellen Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv sicher, bis diese nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Fassen Sie die Menge und den Status der Dokumente sowie die Dokumentendatenbank zusammen und melden Sie diese dem Innenministerium.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Die Anlaufstelle organisiert und bestätigt die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder Organisation nach der Organisationsvereinbarung.

Beraten Sie das Innenministerium bei der Entwicklung von Plänen und Projekten zur Verwaltung und Verarbeitung der von Behörden und Organisationen zusammengestellten Dokumente und Dokumentendatenbanken, bevor der Apparat umstrukturiert wird.

Koordinieren Sie mit relevanten Agenturen und Organisationen die Umsetzung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsvorgängen für Dokumente und Datenbanken, die vor der Neuorganisation des Geräts statistisch zusammengestellt wurden.
Sammlung von vollständig bearbeiteten Dokumenten für die dauerhafte Aufbewahrung bei Behörden und Organisationen, die Quellen der dem Provinzhistorischen Archiv vorgelegten Dokumente sind. Falls kein spezialisiertes Archiv vorhanden ist, berät das Provinzhistorische Archiv das Innenministerium bei der Bereitstellung von Räumen und Lagern, um die Sicherheit der während der organisatorischen Bearbeitung gesammelten Dokumente zu gewährleisten.

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Leitern und Sekretären im System zu eröffnen oder erneut zu eröffnen, um die Ausgabe und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen.

Das Innenministerium verlangt von den Leitern von Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten, dass diese gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während der Umstrukturierung des Apparats für die Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich sind, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung des Apparats an das Historische Archiv der Provinz und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Weisen Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken (erstellen Sie für jede Einheit eine Liste unvollendeter Arbeiten).

Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen damit, eine Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten der Agentur oder Organisation zusammenzufassen und an diese anzuhängen. Lassen Sie beigefügte Dateien und Dokumente separat verpacken und sammeln, um sie dem Archiv der Agentur zu übermitteln.

Weisen Sie die Archive der Statistikbehörde an, Dokumente im Archiv zu packen, und leiten Sie Einheiten und Einzelpersonen an, nicht eingereichte Akten und Dokumente im Archiv zu sammeln und zu packen. Nehmen Sie Akten und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen entgegen und sammeln Sie sie im Archiv und in zentralen Lagerräumen. Es ist notwendig, auf Akten und Dokumente über unerledigte Arbeiten zu achten, sie getrennt zu sammeln und deutlich zu kennzeichnen.

Sorgen Sie für die Bereitstellung der erforderlichen Lager, Ausrüstung und Personalressourcen, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Neuorganisation des Geräts zur Verwaltung an die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

Weisen Sie die Einheit, die das Statistiksystem verwaltet und betreibt, an, die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken abgeschlossener und unvollendeter Arbeiten zu bestätigen, die Daten im System abzugrenzen oder auf Speichergeräte zu extrahieren und die Sicherheit und Integrität der Dokumente und Datenbanken zu gewährleisten, bis sie nach der Umstrukturierung des Geräts an die historischen Archive der Provinz oder die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium mit der Beratung bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten der dem Bezirksvolkskomitee unterstellten Fachbehörden. Außerdem beauftragt er die Bereitstellung von Kräften zum Schutz der Sicherheit der Dokumente, bis diese nach der Umstrukturierung des Apparats den zuständigen Behörden und Organisationen zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Regelung muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich Folgendes anweisen:

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Leitern und Sekretären im System zu eröffnen oder erneut zu eröffnen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen; registrieren Sie sich, um Siegel und digitale Signaturzertifikate für spezialisierte öffentliche Dienste gemäß den Vorschriften auszustellen.

Koordinieren Sie sich mit dem Historischen Archiv der Provinz, der Einheit für Systemverwaltung und -betrieb sowie den relevanten Einheiten und Einzelpersonen, um Dokumente und Dokumentendatenbanken zu unvollendeten Arbeiten unter der Verwaltungsautorität zur weiteren Lösung zu erhalten.

Empfangen Sie Dokumente, Dokumentendatenbanken unter Verwaltungsautorität und Dokumente in Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich. Koordinieren Sie sich mit dem Historischen Archiv, um einen Plan zur Abwicklung der Geschäftsvorgänge für diesen Dokumentenblock zu entwickeln.

Zählen, versiegeln und bewahren Sie Dokumente in den Archiven und Lagern der Agentur sicher auf.

Für die Archivierung von Agenturen übernimmt die Archivabteilung der Agentur oder die für die Archivierung zuständige Person der Agentur, Organisation oder Einheit folgende Aufgaben:

Leiten Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Akten und Dokumente zusammenzustellen, zu verpacken und sie vorab an Räume und Lager zur zentralen Lagerung zu übergeben; bereiten Sie Lager und die notwendigen Bedingungen vor, um die von Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente sicher aufzubewahren.

Zählen, versiegeln und bewahren Sie die Dokumente sicher im Büro oder Lager der Behörde oder Organisation auf, bis sie nach der Neuorganisation der Organisationsstruktur dem Historischen Landesarchiv oder der zuständigen Behörde oder Organisation übergeben werden.

Koordinieren Sie sich mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des statistischen Systems, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken von Agenturen und Organisationen im System zu bestätigen.

Akten und Dokumente unerledigter Arbeiten gemäß der Liste entgegennehmen und separat aufbewahren.

Reichen Sie bereits fertiggestellte und dauerhaft aufbewahrte Aufzeichnungen ein oder stellen Sie sie zusammen und verpacken Sie sie separat, damit sie dem Historischen Archiv übermittelt werden können.

Reichen Sie die verpackten Dokumente und die Liste der unerledigten Arbeiten im Originalzustand ein.

Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter sind Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu nicht abgeschlossenen Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken. Bei nicht abgeschlossenen Arbeiten ist eine Liste zu erstellen und folgendes klar anzugeben: Name der Arbeit, Name der mit der Bearbeitung beauftragten Person, Anzahl der verfügbaren Dokumente und Unterlagen, Bearbeitungsfrist (sofern vorhanden).

Führen Sie eine Statistik der Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie der Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten am System. Erstellen Sie eine Liste der Arbeitsaufzeichnungen oder eine Liste der Dokumente zu unvollendeten Arbeiten am System.

Übermitteln Sie den Originalzustand der gepackten Akten, Dokumente und die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System an das Archiv der Behörde oder Einheit oder an die Person, die im Rahmen der Geräteorganisation für die Dokumentensammlung zuständig ist.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Behörde und der für die Systemverwaltung und -bedienung zuständigen Stelle erforderlich, um die Übergabe der Unterlagen und Dokumente zu den noch nicht abgeschlossenen Arbeiten an die für die Weiterbearbeitung zuständige Stelle bzw. Person zu gewährleisten.

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb unmittelbar nach der Entscheidung über eine organisatorische Umstrukturierung einstellen.

Was die Einheiten betrifft, die das System verwalten und betreiben, verlangt das Innenministerium, dass sie den Umfang der Dokumente und Dokumentendatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson identifizieren und abgrenzen. Dabei wird auf der Grundlage der Liste der unerledigten Arbeiten der Einheiten und Einzelpersonen der Datenumfang bestimmt und eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Arbeiten erstellt; auf Anweisung wird ein Übergabeplan vorbereitet.

Sammeln Sie das System der derzeit im System verwendeten Dokumentenidentifikationscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole und erstatten Sie dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium darüber Bericht. Es dient als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifikationscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen, nachdem der Apparat einheitlich und synchronisiert umgestaltet wurde, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist es erforderlich, folgende Aufgaben zeitnah durchzuführen:

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb unmittelbar nach der Entscheidung über eine organisatorische Umstrukturierung einstellen.

Aktualisieren Sie das Dokumentenidentifikationscodesystem, den Dateicode und die Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen, um einen reibungslosen Systembetrieb zu gewährleisten.

Eröffnen Sie Konten für neue Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen und stellen Sie die Verbindung mit zuvor zugehörigen Dokumenten und Dokumentdatenbanken sicher, um eine Unterbrechung der Arbeitsverarbeitung im System zu vermeiden.
Extrahieren und bündeln Sie Dokumente und Dokumentendatenbanken inaktiver Agenturen, Organisationen und Einheiten und übergeben Sie sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die historischen Archive der Provinz oder die zuständigen Agenturen und Organisationen.

Erstellen Sie einen Plan zur Verwendung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System, um den dringenden Anforderungen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.
Den vollständigen Text der offiziellen Meldung Nr. 414/BNV-VTLTNN finden Sie in der beigefügten DATEI: