Hinweise zur Handhabung und Meldeformular für fehlerhafte elektronische Rechnungen (Formular Nr. 04/SS-HDDT)

Formular zur Fehlermeldung bei elektronischen Rechnungen (Formular Nr. 04/SS-HDDT)

Das Formular zur Meldung von Fehlern in elektronischen Rechnungen ist das Formular Nr. 04/SS-HDDT, herausgegeben mit Dekret 123/2020/ND-CP.

Download - Formular Nr. 04/SS-HDDT

Hinweise zum Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen

(i) Stellt der Verkäufer fest, dass die elektronische Rechnung, der von der Steuerbehörde ein Code zugewiesen wurde und die nicht an den Käufer gesendet wurde, fehlerhaft ist, muss der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über die Stornierung der elektronischen Rechnung mit dem erstellten und fehlerhaften Code informieren und eine neue elektronische Rechnung erstellen, diese digital signieren und an die Steuerbehörde senden, damit diese einen neuen Rechnungscode ausstellt, der die erstellte und an den Käufer gesendete Rechnung ersetzt.

Die Steuerbehörden müssen elektronische Rechnungen stornieren, die mit falschen Codes ausgestellt und im System der Steuerbehörde gespeichert wurden.

(ii) Falls dem Käufer eine elektronische Rechnung mit einem Steuerbehördencode oder eine elektronische Rechnung ohne Steuerbehördencode zugesandt wurde und der Käufer oder Verkäufer einen Fehler feststellt, wird wie folgt verfahren:

- Falls der Name oder die Adresse des Käufers fehlerhaft ist, jedoch nicht die Steuernummer, und auch die übrigen Angaben korrekt sind, muss der Verkäufer den Käufer in der Rechnung über den Fehler informieren und muss die Rechnung nicht erneut ausstellen. Der Verkäufer muss die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über den Fehler in der elektronischen Rechnung informieren, außer im Falle einer elektronischen Rechnung ohne Steuernummer, wenn der oben genannte Fehler nicht an die Steuerbehörde übermittelt wurde.

- Im Falle von Fehlern: Steuerkennzeichen; Fehler beim auf der Rechnung angegebenen Betrag, Fehler beim Steuersatz, Steuerbetrag oder wenn die auf der Rechnung angegebenen Waren nicht die richtigen Spezifikationen oder Qualität aufweisen, können Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten zur Verwendung elektronischer Rechnungen wählen:

+ Der Verkäufer stellt eine elektronische Rechnung aus, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Falls Verkäufer und Käufer vereinbart haben, vor der Rechnungsstellung eine schriftliche Vereinbarung zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung zu treffen, müssen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der die Fehler klar aufgeführt sind. Anschließend muss der Verkäufer eine elektronische Rechnung zur Korrektur der fehlerhaften Rechnung ausstellen.

Eine elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung korrigiert, muss die Zeile „Korrektur für Rechnungsformular Nr. … Symbol … Nummer … Datum … Monat … Jahr“ enthalten.

+ Der Verkäufer stellt eine neue elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte elektronische Rechnung zu ersetzen. Dies gilt nicht, wenn Verkäufer und Käufer vor der Ausstellung einer Ersatzrechnung für die fehlerhafte Rechnung eine schriftliche Vereinbarung getroffen haben. In diesem Fall müssen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der der Fehler klar dargelegt wird. Anschließend stellt der Verkäufer eine elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu ersetzen.

Eine neue elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung ersetzt, muss den Vermerk „Ersatzrechnung Formular Nr. … Symbol … Nummer … Datum … Monat … Jahr“ enthalten.

Der Verkäufer unterzeichnet die neue elektronische Rechnung, um die fehlerhafte elektronische Rechnung zu korrigieren oder zu ersetzen. Anschließend sendet der Verkäufer sie an den Käufer (bei Verwendung elektronischer Rechnungen ohne Steuerbehördencodes) oder an die Steuerbehörde, damit diese einen Code für die neue elektronische Rechnung ausstellen kann, der an den Käufer gesendet werden kann (bei Verwendung elektronischer Rechnungen mit Steuerbehördencodes).

- Für die Luftfahrtindustrie gelten Rechnungen für den Umtausch oder die Erstattung von Lufttransportdokumenten als berichtigte Rechnungen, ohne dass die Angabe „Erhöhungs-/Verminderungskorrektur für Rechnung Formular Nr. … Symbol … Datum … Monat … Jahr“ erforderlich ist. Lufttransportunternehmen dürfen für die Erstattung oder den Umtausch von Transportdokumenten, die von Agenten ausgestellt wurden, eigene Rechnungen ausstellen.

(iii) Falls die Steuerbehörde Fehler in der E-Rechnung mit dem Steuerbehördencode oder der E-Rechnung ohne den Steuerbehördencode feststellt, benachrichtigt die Steuerbehörde den Verkäufer gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT, damit der Verkäufer die Fehler überprüfen kann.

Gemäß der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Meldefrist muss der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDĐT über die Prüfung der ausgestellten elektronischen Rechnung mit Fehlern informieren.

Wenn der Verkäufer die Steuerbehörde nicht innerhalb der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Frist benachrichtigt, benachrichtigt die Steuerbehörde den Verkäufer ein zweites Mal gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT. Wenn der Verkäufer die Benachrichtigung nach Ablauf der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Frist nicht vornimmt, erwägt die Steuerbehörde, auf eine Prüfung der Verwendung elektronischer Rechnungen umzusteigen.

(iv) Innerhalb eines Werktages teilt die Steuerbehörde den Eingang und die Bearbeitungsergebnisse gemäß Formular Nr. 01/TB-HDSS mit. Stornierte E-Rechnungen sind nicht mehr gültig, werden aber weiterhin zu Referenzzwecken gespeichert.

Download: - Formular Nr. 01/TB-RSĐT

(Artikel 19 des Dekrets 123/2020/ND-CP)