Formular zur Fehlermeldung bei elektronischen Rechnungen (Formular Nr. 04/SS-HDDT)

Das Formular zur Meldung von Fehlern in elektronischen Rechnungen ist das Formular Nr. 04/SS-HDDT, herausgegeben mit Dekret 123/2020/ND-CP.

Download - Formular Nr. 04/SS-HDDT

Hinweise zum Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen

(i) Stellt der Verkäufer fest, dass die elektronische Rechnung, der von der Steuerbehörde ein Code zugewiesen wurde und die nicht an den Käufer gesendet wurde, falsch ist, benachrichtigt der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über die Stornierung der elektronischen Rechnung mit dem erstellten und falschen Code, erstellt eine neue elektronische Rechnung, signiert diese digital und sendet sie an die Steuerbehörde, damit diese einen neuen Rechnungscode ausstellt, der die erstellte und an den Käufer gesendete Rechnung ersetzt.

Die Steuerbehörden müssen elektronische Rechnungen stornieren, die mit falschen Codes ausgestellt und im System der Steuerbehörde gespeichert wurden.

(ii) Falls dem Käufer eine elektronische Rechnung mit einem Steuerbehördencode oder eine elektronische Rechnung ohne Steuerbehördencode zugesandt wurde und der Käufer oder Verkäufer einen Fehler feststellt, wird wie folgt verfahren:

- Falls der Name oder die Adresse des Käufers fehlerhaft ist, die Steuernummer jedoch nicht, und die anderen Informationen korrekt sind, muss der Verkäufer den Käufer darüber informieren, dass die Rechnung fehlerhaft ist, und er muss die Rechnung nicht erneut ausstellen. Der Verkäufer muss die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über die fehlerhafte elektronische Rechnung informieren, außer im Falle einer elektronischen Rechnung ohne Steuerbehördencode mit dem oben genannten Fehler und wenn die Rechnungsdaten nicht an die Steuerbehörde übermittelt wurden.

- Im Fehlerfall: Steuerkennzeichen; Sollte ein Fehler im Rechnungsbetrag, Steuersatz oder Steuerbetrag vorliegen oder die auf der Rechnung ausgewiesenen Waren nicht die richtigen Spezifikationen oder Qualitäten aufweisen, können Sie für die elektronische Rechnung zwischen zwei Möglichkeiten wählen:

+ Der Verkäufer stellt eine elektronische Rechnung aus, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Falls zwischen Verkäufer und Käufer vereinbart wurde, vor der Erstellung einer Korrekturrechnung für eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung eine schriftliche Vereinbarung zu treffen, müssen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der die Fehler klar aufgeführt sind. Anschließend muss der Verkäufer eine elektronische Rechnung erstellen, um die fehlerhaft ausgestellte Rechnung zu korrigieren.

Eine elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung korrigiert, muss die Zeile „Korrektur für Rechnungsformular Nr. … Symbol … Nummer … Datum … Monat … Jahr“ enthalten.

+ Der Verkäufer stellt eine neue elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte elektronische Rechnung zu ersetzen, außer in Fällen, in denen der Verkäufer und der Käufer vereinbart haben, vor der Ausstellung einer Ersatzrechnung für die fehlerhafte Rechnung eine schriftliche Vereinbarung zu treffen. In diesem Fall müssen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der der Fehler klar dargelegt wird. Anschließend stellt der Verkäufer eine elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu ersetzen.

Eine neue elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung ersetzt, muss den Vermerk „Ersatzrechnung Formular Nr.... Symbol... Nummer... Datum... Monat... Jahr“ enthalten.

Der Verkäufer unterzeichnet die neue elektronische Rechnung, um die fehlerhafte elektronische Rechnung zu korrigieren oder zu ersetzen. Anschließend sendet der Verkäufer sie an den Käufer (bei Verwendung elektronischer Rechnungen ohne Steuerbehördencodes) oder an die Steuerbehörde, damit diese einen Code für die neue elektronische Rechnung ausstellen kann, der an den Käufer gesendet werden kann (bei Verwendung elektronischer Rechnungen mit Steuerbehördencodes).

- Für die Luftfahrtbranche gelten Rechnungen über den Umtausch oder die Erstattung von Lufttransportdokumenten als berichtigte Rechnungen, ohne dass die Angabe „Erhöhungs-/Verminderungskorrektur für Rechnung Formular Nr. … Symbol … Datum … Monat … Jahr“ erforderlich ist. Im Falle der Rückerstattung oder des Umtauschs von durch Agenten ausgestellten Beförderungsdokumenten ist es Luftverkehrsunternehmen gestattet, eigene Rechnungen auszustellen.

(iii) Falls die Steuerbehörde Fehler in der E-Rechnung mit dem Steuerbehördencode oder in der E-Rechnung ohne den Steuerbehördencode feststellt, benachrichtigt sie den Verkäufer gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT, damit der Verkäufer die Fehler überprüfen kann.

Gemäß der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Meldefrist muss der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDĐT über die Prüfung der ausgestellten elektronischen Rechnung mit Fehlern informieren.

Wenn der Verkäufer die Steuerbehörde nach Ablauf der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Meldefrist nicht benachrichtigt, benachrichtigt die Steuerbehörde den Verkäufer ein zweites Mal gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT. Falls die im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebene zweite Meldefrist abgelaufen ist und der Verkäufer keine Meldung erstattet hat, wird die Steuerbehörde in Erwägung ziehen, auf die Prüfung der Verwendung elektronischer Rechnungen umzusteigen.

(iv) Innerhalb eines Arbeitstages teilt die Steuerbehörde den Eingang und die Verarbeitungsergebnisse gemäß Formular Nr. 01/TB-HDSS mit. Stornierte elektronische Rechnungen verlieren ihre Gültigkeit, werden aber weiterhin zu Referenzzwecken gespeichert.

Download: - Formular Nr. 01/TB-RSĐT

(Artikel 19 des Dekrets 123/2020/ND-CP)