Tiện ích từ việc số hóa dữ liệu hộ tịch

Hướng đến sự hài lòng của người dân

Giữa tháng 8-2025, ông Nguyễn Văn Tâm, ngụ ấp 1, xã Long Phú, TP Cần Thơ, đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã đề nghị cải chính hộ tịch. Khi đến, ông chỉ mang theo bản gốc giấy tờ tùy thân và điền vào mẫu phiếu do công chức Tư pháp - Hộ tịch xã cung cấp, quy trình thực hiện khoảng 15 phút là xong. Ông Tâm phấn khởi nói: “Cán bộ ở đây nhiệt tình hướng dẫn, thao tác nhanh nhẹn, giúp tôi hoàn tất hồ sơ cải chính hộ tịch”.

Dữ liệu hộ tịch điện tử giảm gánh nặng cho công chức Tư pháp - Hộ tịch. Ảnh: Kim Ngọc 

Ông Nguyễn Thanh Duy, ngụ ấp Bưng Thum, xã Long Phú, cũng vừa được giải quyết xong thủ tục nhận cha con. Nhờ hệ thống quản lý hộ tịch điện tử nên thay vì phải mất thời gian lục lại tài liệu giấy để đối chiếu, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã chỉ cần đăng nhập Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử tra cứu thông tin hộ tịch của ông Duy để giải quyết; ông nhận được kết quả sau đó không lâu…

Từ ngày 1-7-2025 đến nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Long Phú tiếp nhận 204 hồ sơ, trong đó, nhận bằng hình thức trực tuyến 177 hồ sơ, trực tiếp và dịch vụ bưu chính 27 hồ sơ. Trung tâm đã giải quyết trước hạn 203 hồ sơ, 1 hồ sơ đang tiếp tục giải quyết.

Ông Hồ Quốc Hùng, Phó Chủ tịch UBND xã Long Phú, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, cho biết: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử trong đăng ký, quản lý hộ tịch, được xã khai thác tối đa. Ngoài ra, UBND xã đã sớm niêm yết công khai các quy định đăng ký hộ tịch đối với các việc thuộc thẩm quyền của cấp xã tại Trung tâm. Công chức Tư pháp - Hộ tịch luôn thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự của pháp luật quy định, không nhũng nhiễu, gây phiền hà người dân”.

Tại phường Ô Môn, công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính lĩnh vực hộ tịch cũng ghi nhận nhiều chuyển biến, được người dân đồng thuận cao. Ông Nguyễn Công Chánh, công chức Tư pháp - Hộ tịch UBND phường, cho biết: “Hiện nay, dữ liệu hộ tịch được số hóa, chúng tôi không mất nhiều thời gian xác minh nên việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính về hộ tịch cho bà con diễn ra nhanh chóng”.

Nâng cao chất lượng dịch vụ công

Trước đây, công tác quản lý sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố chủ yếu bằng phương pháp lưu giữ thông tin vào sổ giấy. Cách thức này bảo quản tốt được dữ liệu gốc, bí mật thông tin, nhưng khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch lưu trữ rất lớn. Mỗi năm, cơ quan đăng ký hộ tịch buộc phải mở sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử, sổ đăng ký việc nuôi con nuôi, sổ đăng ký việc giám hộ mới. Ngoài ra, còn có hồ sơ, giấy tờ lưu cho từng loại việc đăng ký hộ tịch tương ứng, như hồ sơ khai sinh phải có giấy chứng sinh, tờ khai đăng ký khai sinh; hồ sơ kết hôn phải có tờ khai đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Các sự kiện hộ tịch được ghi nhận trong một sổ riêng, dẫn đến dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, khó tìm kiếm…

Người dân đăng ký hộ tịch tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Ô Môn. Ảnh: Chấn Hưng

Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bao gồm phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và các phần mềm ứng dụng, dịch vụ do Bộ Tư pháp thiết kế, xây dựng. Theo Sở Tư pháp TP Cần Thơ, phần mềm này cung cấp cho các cơ quan đăng ký, quản lý đăng ký hộ tịch, cập nhật, số hóa, chuẩn hóa và quản lý dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng hiệu quả cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Theo quy định, cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm: thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do (kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử); ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Theo bà Nguyễn Thị Phương Thu, Trưởng Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp thành phố, việc ứng dụng Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử giảm rất nhiều thời gian cho công chức Tư pháp - Hộ tịch ở cơ sở trong việc báo cáo thống kê số liệu định kỳ, chỉ cần thực hiện vài thao tác trên phần mềm sẽ có số liệu cụ thể thay vì phải đếm từng trang trong sổ hộ tịch như trước. Còn về chức năng, công cụ tìm kiếm, in ấn, cài đặt tham số trên Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử hoạt động rất hiệu quả, nhanh chóng và độ chính xác rất cao. Trong phần mềm cũng có sự linh động rất tích cực, cụ thể công chức Tư pháp - Hộ tịch có thể nhập các thông tin về kết quả giải quyết hồ sơ lĩnh vực hộ tịch cho người dân trên bản nháp trước, sau đó kiểm tra nếu chính xác thì chuyển vào bản lưu chính thức. Khi Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử được triển khai thực hiện đồng bộ trong cả nước thì người dân có thể yêu cầu trích lục bản sao bất cứ nơi nào, không phân biệt địa giới hành chính…

Việc ứng dụng Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử đã đáp ứng nhu cầu khai thác, chia sẻ thông tin dữ liệu hộ tịch một cách kịp thời, chính xác. Các cơ quan, ban, ngành, tùy theo phân quyền, có thể truy cập, khai thác dữ liệu hộ tịch của công dân phục vụ cho các hoạt động chuyên ngành, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ hành chính công, quản lý nhà nước hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí cho người dân khi không phải đi lại nhiều lần, nhiều nơi.

Triển khai cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử góp phần quan trọng trong xây dựng nguồn dữ liệu về dân số đầy đủ, chính xác và hoàn thiện. Từ đó, tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ bảo trợ xã hội như giáo dục, y tế cho người dân, thúc đẩy thực hiện các chính sách phát triển ở địa phương...

Số hóa dữ liệu hộ tịch không chỉ là bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho cả người dân cũng như cơ quan quản lý nhà nước. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng chính phủ điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và cải thiện chất lượng dịch vụ công. TP Cần Thơ đang nỗ lực không ngừng, số hóa hoàn thiện dữ liệu hộ tịch góp phần thúc đẩy phát triển bền vững của đất nước trong thời đại số.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Nguồn: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html