การเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง

เมื่อวันที่ 19 มีนาคม พ.ศ. 2568 กระทรวงมหาดไทย ได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เพื่อให้มั่นใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง ให้มั่นใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของโปลิตบูโรและสำนักเลขาธิการเกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและเสนอให้ปรับโครงสร้างระบบการเมืองต่อไป โดยปฏิบัติตามความรับผิดชอบในการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญของรัฐ กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่บริหารงานส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น ดังต่อไปนี้:

ประการแรก ให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยเอกสารและจดหมายเหตุอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

ประการแรก เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างรวมศูนย์ เป็นมาตรฐาน และปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการนับและรวบรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ประการที่สอง หน่วยงานหรือองค์กรต้องปิดเอกสารสำคัญตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้อำนาจของตน ตั้งแต่วันที่การตัดสินใจของหน่วยงานผู้มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือการยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้

ประการที่สาม ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่ที่กำลังเก็บรักษาไว้) ของหน่วยงานบริหารก่อนการจัดองค์กร

ประการที่สี่ ห้ามยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในพื้นที่จังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือรักษาเป็นการชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจหน้าที่ของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรจะดำเนินการตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจบริหารจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง ปกป้องความลับของรัฐและรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

การออกเอกสารกำกับรายการรหัสประจำตัวสำหรับเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองที่บริหารส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดควรเป็นผู้รับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการบริหารจัดการเอกสารของรัฐในท้องถิ่นภายในขอบเขตหน้าที่และอำนาจ ตลอดจนให้แน่ใจถึงความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้เขตอำนาจบริหารจัดการตามบทบัญญัติของกฎหมายตลอดกระบวนการจัดองค์กร

ออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเร่งด่วน เรื่อง การเสริมสร้างการบริหารจัดการภาครัฐด้านเอกสารและจดหมายเหตุ

จัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการปรับปรุงและจัดระบบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องพิจารณาและดำเนินการ

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

ประการแรก ให้ออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่ภายใต้การบริหารจัดการ

ประการที่สอง ให้หัวหน้าหน่วยงานหรือองค์กรใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ในอำนาจบริหารจัดการของตน หัวหน้าหน่วยบริหารระดับรากหญ้าใหม่รับเอกสารที่ห้องและโกดังในพื้นที่บริหารจัดการที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลชั่วคราว

สาม กำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินการระบบเพื่อนำแนวทางแก้ไขทางเทคนิคมาใช้ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการ

ประการที่สี่ กำกับดูแลการพัฒนาโครงการและแผนการจัดการและการดำเนินการทางธุรกิจจากเอกสารที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

ประการที่ห้า จัดให้มีทรัพยากรเพื่อดำเนินงานธุรการและงานเอกสารอย่างปลอดภัยและราบรื่นก่อน ระหว่าง และหลังการจัดองค์กร

ประการที่หก รายงานสถานะการดำเนินการให้กระทรวงมหาดไทยทราบ เพื่อให้กระทรวงมหาดไทยสามารถสรุปและรายงาน ต่อรัฐบาล ได้

การออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุ

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกระบบการเมืองท้องถิ่น

สำนักงานจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดกลุ่มงานให้กับหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานต่างๆ เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

สั่งให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาไว้ถาวรและผ่านการแก้ไขอย่างสมบูรณ์จากหน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดทำรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานภายใต้การบริหารของตนโดยเร็ว

เสนอโครงการบริหารจัดการเอกสารของหน่วยงานและองค์กรให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัดพิจารณาก่อนจัดระบบใหม่

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อจัดทำแผนการส่งมอบ บูรณาการเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

หากจำเป็น ให้ปรึกษากับกรมบันทึกและจดหมายเหตุของรัฐเกี่ยวกับแผนการจัดการและการประมวลผลสำหรับบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่รวบรวมทางสถิติไว้ ก่อนที่จะจัดโครงสร้างองค์กร

ให้คำแนะนำและตอบคำถามของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและจดหมายเหตุเป็นประจำ ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างองค์กร

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่เข้าให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ การจัดเรียง การบรรจุ การปิดผนึก การยืนยันปริมาณและสภาพของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น (ถ้ามี) การรับและการประสานงานการเก็บรักษาในสถานที่หรือการเก็บรักษาเอกสารส่วนกลางชั่วคราวของหน่วยงานและองค์กร

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัล และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในความดูแลของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดในปัจจุบัน ดำเนินการต่อไปเพื่อความปลอดภัย ความสมบูรณ์ และการใช้งานได้ของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

จัดทำข้อมูลปริมาณ สถานะเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานให้กรมการภายใน เพื่อรายงานต่อกระทรวงการภายใน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

จุดศูนย์กลางจัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีความสามารถหลังการจัดองค์กร

ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในเพื่อจัดทำแผนงานและโครงการบริหารจัดการและประมวลผลเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานหรือองค์กรได้จัดทำขึ้นก่อนจะปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่

ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบการดำเนินงานโครงการและแผนงานบริหารจัดการและดำเนินการทางธุรกิจสำหรับเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนจัดระบบใหม่
การรวบรวมเอกสารอนุรักษ์ถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หากไม่มีหอจดหมายเหตุเฉพาะทาง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะแจ้งให้กระทรวงมหาดไทยจัดเตรียมห้องและโกดัง เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่รวบรวมได้ระหว่างกระบวนการจัดระบบจะปลอดภัย

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการในระบบเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะถูกออกและรับ

สำหรับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร ประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนตามบทบัญญัติของกฎหมายในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารจะถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

กำกับดูแลหน่วยงานและบุคคลต่างๆ ในการรวบรวมและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้น และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น (จัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นสำหรับแต่ละหน่วย)

มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ ทำการสรุปและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร แนบไฟล์และเอกสารต่างๆ รวบรวมแยกไว้ต่างหากเพื่อส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลหอจดหมายเหตุของสำนักงานสถิติให้จัดเก็บเอกสารไว้ในหอจดหมายเหตุ และให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ รวบรวมและจัดเก็บไฟล์และเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งเข้าหอจดหมายเหตุ รับไฟล์และเอกสารจากหน่วยงานและบุคคลต่างๆ แล้วนำไปรวบรวมไว้ที่หอจดหมายเหตุและห้องเก็บเอกสารส่วนกลาง จำเป็นต้องใส่ใจ รวบรวมแยกต่างหาก และจดบันทึกไฟล์และเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จอย่างชัดเจน

จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นเพื่อปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจเพื่อการจัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

กำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและปฏิบัติงานระบบสถิติเพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่เสร็จและยังไม่เสร็จ กำหนดขอบเขตข้อมูลในระบบหรือแยกข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรับรองความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของเอกสารและฐานข้อมูลจนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากการปรับโครงสร้างเครื่องมือแล้ว

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำปรึกษาด้านการจัดโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและเก็บรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอให้ปลอดภัย จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่รับผิดชอบดำเนินการจัดการภายหลังการจัดระบบเครื่องมือเรียบร้อยแล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยบริหารใหม่จะต้องสั่งการให้ดำเนินการดังต่อไปนี้โดยทันที:

ลงทะเบียนเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการ ในระบบ เพื่อรับรองการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบ

ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หน่วยบริหารและปฏิบัติการระบบ และหน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่ยังไม่แล้วเสร็จตามอำนาจบริหาร เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป

รับเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสารภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหาร และเอกสาร ณ ห้องและโกดังในเขตบริหารจัดการ ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ เพื่อจัดทำแผนการจัดการการดำเนินธุรกิจสำหรับเอกสารชุดนั้นๆ

นับ ปิดผนึก และเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในคลังเอกสารและคลังสินค้าของหน่วยงาน

สำหรับเอกสารสำคัญของหน่วยงาน ฝ่ายเอกสารสำคัญของหน่วยงาน หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ จะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

สั่งการให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและบรรจุเอกสารและส่งมอบให้กับห้องและคลังสินค้าเพื่อการจัดเก็บส่วนกลางล่วงหน้า จัดเตรียมคลังสินค้าและเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย

นับ ประทับตรา และเก็บรักษาเอกสารไว้ในสำนักงานหรือโกดังเก็บของหน่วยงานหรือองค์กรอย่างปลอดภัย จนกว่าเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่รับผิดชอบภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรในระบบ

รับและเก็บรักษาแฟ้มเอกสารงานที่ค้างแยกตามรายการ

ส่งหรือรวบรวมแยกแพ็คเกจเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้และได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวรเพื่อเตรียมส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์

ยื่นเอกสารที่บรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง ให้จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น สำหรับงานที่ยังไม่สมบูรณ์ จำเป็นต้องทำรายการและระบุให้ชัดเจน ได้แก่ ชื่องาน ชื่อผู้ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ จำนวนเอกสารและเอกสารที่มีอยู่ กำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี)

เก็บสถิติบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นและบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบ สร้างรายการบันทึกงานหรือรายการเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบ

ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กร จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่หยุดดำเนินการทันทีหลังจากมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

ในส่วนของหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินงานระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการระบุและกำหนดขอบเขตเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่แล้วเสร็จของหน่วยงานและบุคคล กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่แล้วเสร็จ พร้อมทั้งจัดทำแผนการส่งมอบงานเมื่อได้รับคำสั่ง

รวบรวมและรายงานไปยังคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบปัจจุบันเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ หลังจากจัดระบบใหม่ในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่หยุดดำเนินการทันทีหลังจากมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

ปรับปรุงระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสไฟล์ และสัญลักษณ์ข้อความ ของหน่วยงานและองค์กรใหม่ เพื่อให้ระบบสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น

เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กร และบุคคลใหม่ โดยให้มีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการหยุดชะงักในการประมวลผลงานบนระบบ
คัดแยกและจัดทำเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานที่ไม่ได้ดำเนินงาน และส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ หลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล ในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
โปรดดูข้อความเต็มของ Official Dispatch No. 414/BNV-VTLTNN ใน ไฟล์ที่แนบมา: