ดังนั้น ร่างหนังสือเวียนดังกล่าวจึงกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารในด้านการศึกษาและการฝึกอบรมที่ใช้บังคับกับหน่วยงานภายใต้และสังกัดกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม กรมการศึกษาและการฝึกอบรม กรมการศึกษาและการฝึกอบรม โรงเรียนอนุบาล การศึกษาทั่วไป การศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัย วิทยาลัยครู โรงเรียนเฉพาะทาง สถาบันการศึกษาอื่นที่ดำเนินกิจกรรมการศึกษาภายใต้ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของรัฐของกระทรวงศึกษาธิการและการฝึกอบรม และหน่วยงาน องค์กร และบุคคลที่เกี่ยวข้อง

จัดเก็บบันทึกและเอกสาร 200 ประเภทอย่างถาวร

ดังนั้นในข้อบังคับนี้จึงมีบันทึกและเอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้เป็นการถาวรมากกว่า 200 ประเภท ตัวอย่างเช่น เอกสารอนุมัติการจัดตั้งหรืออนุญาตให้จัดตั้งมหาวิทยาลัย เอกสารรับรองมหาวิทยาลัยเอกชนที่ดำเนินงานแบบไม่แสวงหากำไร เอกสารอนุญาตให้มีการฝึกอบรมในระดับมหาวิทยาลัย

เอกสารประกอบการรับเข้าเรียนในระดับปริญญาเอก ปริญญาโท มหาวิทยาลัยและวิทยาลัยด้านการศึกษา เช่น บันทึกการกำหนดเป้าหมายการรับเข้าเรียนประจำปี บันทึกแผนการพัฒนาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลการรับเข้าเรียนมีคุณภาพ คะแนนมาตรฐาน การตัดสินใจรับเข้าเรียน และรายชื่อการรับเข้าเรียน

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับรองการสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย เช่น ใบรับรองการสำเร็จการศึกษาและการตัดสินใจมอบปริญญา รายชื่อผู้สำเร็จการศึกษา บันทึกการรับรองการสำเร็จการศึกษา บันทึกและเอกสารเกี่ยวกับการฝึกอบรมระดับปริญญาเอก เช่น บันทึกการอนุญาตฝึกอบรม การระงับการลงทะเบียน การเพิกถอนการตัดสินใจในการอนุญาตให้ฝึกอบรมในสาขาวิชาเอกและสาขาเฉพาะทางระดับปริญญาเอก เอกสารยินยอมให้ฝึกอบรมระดับปริญญาเอกร่วมกับสถาบันการศึกษาในประเทศ สำเนาผลการเรียนรายภาค, ปีการศึกษา, หลักสูตร; การรับรองการสำเร็จการศึกษาและการสมัครเข้าศึกษาระดับปริญญาเอก; บันทึกการประเมินวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกระดับพื้นฐาน คำร้องขอคุ้มครองวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอก ระดับโรงเรียนหรือสถาบัน...

บันทึกและเอกสารที่เก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปีขึ้นไป

เมื่อพิจารณาจากระยะเวลาการเก็บข้อมูล 70 ปี มีเพียงไฟล์เดียวที่ใช้สร้างฐานข้อมูลข้าราชการ ครู และบุคลากรทางการศึกษา นี่เป็นเนื้อหาใหม่ที่ไม่เคยรวมอยู่ในหนังสือเวียนประจำปี 2016 มาก่อน

เอกสาร 3 ประเภทที่ถูกเก็บไว้นาน 30 ปี ได้แก่ บันทึกประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท บันทึกประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท และการประมวลผลผลประเมินวิทยานิพนธ์ปริญญาโท กรณีมีการร้องเรียนและวิทยานิพนธ์ปริญญาโทได้รับการประเมินจากสภาประเมินว่าเป็นไปตามข้อกำหนดหรือสูงกว่า

มีบันทึกกระดาษกว่า 80 รายการ ที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 20 ปี เช่น บันทึกการจัดตั้งคณะกรรมการโรงเรียน และการแต่งตั้งประธานกรรมการมหาวิทยาลัยของรัฐ เอกสารรับรองการจบมหาวิทยาลัย; โครงการสำเร็จการศึกษาและวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัย จะได้รับการประเมินจากสภามหาวิทยาลัยว่าน่าพอใจหรือสูงกว่า โปรไฟล์โครงการ หัวข้อการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ของอาจารย์และนักวิจัยในระดับรัฐมนตรีและอุตสาหกรรม บันทึกการคัดเลือกและจัดสรรนักเรียนระดับเตรียมเข้าศึกษาต่อในมหาวิทยาลัย วิทยาลัย และโรงเรียนมัธยมศึกษาตอนต้น ตารางสรุปผลการเรียนรู้และฝึกอบรมของนักเรียนระดับประถมศึกษา...

บันทึกและเอกสารเก็บไว้ 2-10 ปี

เอกสารที่เก็บไว้เป็นเวลา 10 ปี ได้แก่ สำเนาการศึกษาแต่ละวิชา รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนสอบย่อยของมหาวิทยาลัย แฟ้มอนุมัติผลสอบปลายภาคมหาวิทยาลัย; บันทึกผลสอบปลายภาค สำเนาทรานสคริปต์ของแต่ละหลักสูตร รวมถึงคะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนหลักสูตรระดับปริญญาโท...

ภายใน 5 ปี มีเอกสาร : โปรเจกต์รับปริญญาและวิทยานิพนธ์ ที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดระดับมหาวิทยาลัย แบบฟอร์มการสมัครและสอบปริญญาโท; สำเนาผลการเรียนแต่ละวิชา ได้แก่ คะแนนสอบ คะแนนสอบ คะแนนวิชาในระดับปริญญาโท บันทึกผลการสอบปลายภาค,ใบงานสอบปลายภาค ระดับปริญญาเอก...

ระหว่างนี้รายงานการฝึกงานจบมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยจะถูกเก็บไว้ 3 ปี เอกสารสอบและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสอบและสอบรับปริญญาบัตรระดับมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยจะถูกจัดเก็บไว้เป็นเวลา 2 ปี

ร่างประกาศฯ ฉบับเต็ม เรื่อง กำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารและหลักฐานในภาคการศึกษาและการฝึกอบรม อ่านรายละเอียดได้ ที่นี่