ในระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร ห้ามยึด โอน หรือทำลายเอกสารโดยเด็ดขาด

กระทรวงมหาดไทย เพิ่งส่งเอกสารถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ด้วยเหตุนี้ กระทรวงมหาดไทยจึงขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและเมืองสั่งการให้ดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น

เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างรวมศูนย์ สม่ำเสมอ และปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการรวบรวมทางสถิติและโดยรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

“หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องปิดเอกสารสำคัญของตนตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้อำนาจของตน ตั้งแต่วันที่การตัดสินใจของหน่วยงานที่มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือการยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้” - เอกสารของกระทรวงมหาดไทยระบุไว้อย่างชัดเจน

ก่อนและระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าเอกสารและฐานข้อมูลจะต้องได้รับการเก็บรักษาต่อไปที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยงานบริหารก่อนการปรับโครงสร้างองค์กร

ห้ามยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด และห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ตามที่กระทรวงมหาดไทยได้มอบหมายให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดในพื้นที่หรือรักษาเป็นการชั่วคราวต่อไป และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมทั้งดำเนินการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรให้เป็นไปตามบทบัญญัติแห่งกฎหมายว่าด้วยอำนาจบริหารจัดการเอกสาร

กระทรวงมหาดไทยยังได้เรียกร้องให้มีการบังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง การปกป้องความลับของรัฐ และการรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานด้านสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่