ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ด้วยการเติบโตของปัญญาประดิษฐ์ (AI) เครื่องมือ SaaS จึงกลายมาเป็นส่วนสำคัญในเวิร์กโฟลว์ของหลายๆ องค์กร ธุรกิจมักใช้เครื่องมือหลายอย่างเพื่อจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์เพื่อแชร์เอกสารระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่องและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

อย่างไรก็ตาม การใช้งานแอปพลิเคชั่นหลายตัวในเวลาเดียวกันหมายความว่าผู้ใช้จะต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ อย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้เกิดความเสี่ยงที่ไฟล์และข้อมูลจะกระจัดกระจายและมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลระหว่างการสื่อสารแบบกลุ่ม

81% ขององค์กรประสบปัญหาการละเมิดข้อมูลจาก SaaS

รายงานของ Varonis แสดงให้เห็นว่าในปี 2022 องค์กร 81% จะประสบปัญหาการรั่วไหลของข้อมูลจาก SaaS โดยข้อมูลบนคลาวด์ 6% เปิดเผยต่ออินเทอร์เน็ตทั้งหมด ส่งผลให้ข้อมูลของหลายองค์กรมีความเสี่ยง และอาจต้องสูญเสียเงินมากถึง 28 ล้านดอลลาร์

รายงานนี้เน้นถึงปัญหาความปลอดภัยทั่วไปมากมายในเครื่องมือ SaaS ประการแรกคือข้อมูลละเอียดอ่อนที่ไม่ได้รับการป้องกัน เครื่องมือ SaaS ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลหรือแชร์ข้อมูลภายนอกได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าความรับผิดชอบในการปกป้องโครงสร้างพื้นฐานจะอยู่ที่ผู้ให้บริการ แต่ภารกิจในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลนั้นเป็นของผู้ใช้ องค์กรหลายแห่งไม่ทราบว่ามีการจัดเก็บข้อมูลใดไว้ใน SaaS และใครมีสิทธิ์เข้าถึง สิ่งนี้อาจนำไปสู่ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยและความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล

ประการที่สองคือการจัดการข้อมูลแบบกระจายบน SaaS ภายในองค์กรเดียวกัน แผนกต่างๆ จะใช้แอปพลิเคชัน SaaS ที่แตกต่างกัน โดยมักไม่ได้แจ้งให้แผนกไอทีทราบ ดังนั้นแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นๆ เหล่านี้จึงไม่นำมาพิจารณาในกลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยของบริษัท นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน SaaS หลายตัวยังมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยของตัวเองที่จำเป็นต้องได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดและเปิดช่องโหว่ภายในองค์กรได้อย่างง่ายดาย เมื่อมีแอปพลิเคชันเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์มากขึ้น ความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลก็เพิ่มมากขึ้น

ประการที่สามคือการกำหนดค่าคลาวด์และการควบคุมแบบกระจายที่ไม่ถูกต้อง ผู้จำหน่าย SaaS มักอัปเดตแอปพลิเคชันของตนด้วยฟีเจอร์ใหม่ ซึ่งทำให้การดูแลรักษาคอนฟิกูเรชันเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ดูแลระบบไอที การกำหนดค่าผิดพลาดอาจทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล การกำหนดค่าที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล รายงานของ Gartner ระบุว่าภายในปี 2025 การละเมิดที่เกี่ยวข้องกับคลาวด์ 99% จะมีสาเหตุมาจากข้อผิดพลาดของผู้ใช้ปลายทาง รวมถึงข้อผิดพลาดในการกำหนดค่าด้วย

องค์กรจำนวนมากที่จัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น องค์กรในภาคการเงิน การดูแลสุขภาพ และการศึกษา ต่างกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและต้นทุน ดังนั้นหน่วยงานต่างๆ จำนวนมากจึงเลือกโซลูชันเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสถานที่เป็นทางเลือกแทน เนื่องจากมีข้อดีหลายประการ

ประการแรกคือการทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ส่วนตัว เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทำงานบนคลาวด์ส่วนตัว ช่วยให้สามารถสร้างเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ การแก้ไขพร้อมกัน และการเข้าถึงจากระยะไกลได้ พร้อมทั้งยังมั่นใจในความปลอดภัยของเครือข่ายภายในอีกด้วย

ประการที่สองคือการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ เครื่องมือเช่น Synology Office Suite นำเสนอแอปพลิเคชันสำนักงานบนแพลตฟอร์มเดียวกันและมีคอนโซลการจัดการแบบรวมศูนย์ ช่วยให้ผู้ดูแลระบบไอทีตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้และตั้งค่าความปลอดภัยที่ครอบคลุมสำหรับองค์กร

เครื่องมือนี้ยังได้รับการจัดอันดับเพื่อหลีกเลี่ยงต้นทุนที่เพิ่มขึ้นอันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงแผนการสมัครสมาชิก ผู้ให้บริการระบบคลาวด์อาจเพิ่มราคา จนทำให้เกิดการใช้จ่ายเกินงบประมาณ ด้วยโซลูชันภายในสถานที่ ธุรกิจต่างๆ จะสามารถจ่ายเพียงครั้งเดียวสำหรับการใช้งานในระยะยาวโดยไม่มีค่าธรรมเนียมประจำ ช่วยให้ควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้น