Plus précisément, les agences et organisations doivent examiner et compléter le livre d'enregistrement et la base de données pour gérer les documents sortants et entrants ; et en même temps, tamponner l'ensemble complété des documents sortants avant de soumettre le sceau à l'agence de police où l'échantillon de sceau est enregistré.
Les agences et organisations créées après la réorganisation doivent édicter un règlement sur le traitement des documents, conformément au décret 30/2020 et aux instructions du Département des archives et des documents d'État. Ce règlement doit préciser le format et les techniques de présentation des documents, la création de nouveaux registres, l'ouverture de nouveaux systèmes de numérotation et la notation des documents entrants et sortants, en commençant par le numéro 01.
Concernant les archives, le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a demandé aux chefs de département, de section et de secteur de recevoir les documents, archives et bases de données des départements et sections concernés de la province de Binh Duong (anciennement) et de Ba Ria-Vung Tau (anciennement) ; la conservation des documents et archives se poursuivra pour garantir leur sécurité. Il conviendra notamment de coordonner avec le ministère de l'Intérieur l'élaboration et la soumission au Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville des mesures d'adaptation, de réparation, de restauration et de création d'une base de données d'archives.
Le président du comité populaire du quartier, de la commune ou de la zone spéciale reçoit les dossiers et les documents de l'ancienne unité administrative et dispose d'un plan d'exploitation et de règlements appropriés pour servir la population et les entreprises.
Le président du Comité populaire de Ho Chi Minh-Ville a également demandé au directeur du Centre de transformation numérique de Ho Chi Minh-Ville de préparer les serveurs, l'infrastructure de stockage, d'assurer la sécurité de l'information, d'élaborer des plans d'intégration, d'utiliser des données partagées, d'assurer l'interconnexion pour servir le système politique , les agences, les organisations et les individus.
Le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a chargé le directeur du Département de police de Hô Chi Minh-Ville de superviser la déclassification, la conservation et la remise des documents confidentiels et des dispositifs de stockage secrets ; d'assurer la sécurité et la prévention des incendies dans les entrepôts de stockage temporaire pendant la procédure d'organisation. En particulier, d'enquêter et de traiter avec rigueur les cas d'appropriation intentionnelle, de destruction, d'achat ou de transfert illicites de documents.
Source : https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html
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