En los últimos años, con el auge de la inteligencia artificial (IA) generativa, las herramientas SaaS se han convertido en una parte integral de los flujos de trabajo de muchas organizaciones. Las empresas a menudo utilizan múltiples herramientas para almacenar documentos en la nube para compartir documentos entre múltiples dispositivos y colaborar en tiempo real.

Sin embargo, utilizar varias aplicaciones al mismo tiempo implica que los usuarios tienen que cambiar constantemente entre diferentes plataformas, lo que genera la posibilidad de que los archivos y los datos se dispersen y corran el riesgo de fugas durante la comunicación grupal.

El 81% de las organizaciones han sufrido violaciones de datos debido a SaaS

El informe de Varonis muestra que en 2022, el 81% de las organizaciones experimentarán fugas de datos de SaaS y que el 6% de los datos de la nube estarán expuestos a todo Internet. Esto pone en riesgo los datos de muchas organizaciones, lo que podría costarles hasta 28 millones de dólares.

Este informe destaca muchos problemas de seguridad comunes en las herramientas SaaS. En primer lugar están los datos confidenciales desprotegidos. Las herramientas SaaS facilitan que los empleados trabajen de forma remota o compartan datos externamente. Si bien la responsabilidad de proteger la infraestructura recae en el proveedor de servicios, la tarea de prevenir fugas de datos recae en el usuario. Muchas organizaciones no saben qué datos se almacenan en SaaS y quién tiene acceso a ellos. Esto puede generar vulnerabilidades de seguridad y riesgos de fuga de información.

La segunda es la gestión distribuida de datos en SaaS. Dentro de la misma organización, diferentes departamentos utilizan diferentes aplicaciones SaaS, a menudo sin informar al departamento de TI. Por lo tanto, estas aplicaciones de terceros no se tienen en cuenta en la estrategia de seguridad de la empresa. Además, muchas aplicaciones SaaS tienen sus propias características de seguridad que deben configurarse correctamente, lo que puede provocar fácilmente errores y abrir vulnerabilidades dentro de la organización. A medida que más aplicaciones participan en el flujo de trabajo, aumenta el riesgo de fuga de datos.

En tercer lugar está la configuración incorrecta de la nube y el control distribuido. Los proveedores de SaaS actualizan con frecuencia sus aplicaciones con nuevas funciones, lo que dificulta el mantenimiento de las configuraciones para los administradores de TI. Una configuración incorrecta puede generar riesgo de fuga de datos. Una configuración incorrecta puede provocar riesgo de fuga de información. Según un informe de Gartner, para 2025, el 99% de las vulneraciones relacionadas con la nube se deberán a errores del usuario final, incluidos errores de configuración.

Muchas organizaciones que manejan datos confidenciales, como las de los sectores financiero, sanitario y educativo, están preocupadas por la seguridad y los costes. Por ello, muchas unidades han optado por soluciones de herramientas de productividad in situ como alternativa gracias a una serie de ventajas.

Lo primero es la colaboración segura en la nube privada. Las herramientas de productividad funcionan en una nube privada, lo que permite la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, la edición simultánea y el acceso remoto al tiempo que garantizan la seguridad de la red interna.

La segunda es la gestión centralizada de datos. Herramientas como Synology Office Suite proporcionan aplicaciones de oficina en la misma plataforma y tienen una consola de administración centralizada, lo que ayuda a los administradores de TI a monitorear la actividad de los usuarios y configurar una seguridad integral para la organización.

Esta herramienta también está calificada para evitar mayores costos debido al cambio de planes de suscripción. Los proveedores de la nube pueden aumentar los precios, lo que provocaría sobrecostes presupuestarios. Con una solución local, las empresas pagan una sola vez por el uso a largo plazo sin cargos recurrentes, lo que les ayuda a controlar mejor su presupuesto.