Es ist strengstens verboten, während der Umstrukturierung von Organisationen Dokumente zu beschlagnahmen, weiterzugeben oder zu vernichten.

Das Innenministerium hat den Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte gerade ein Dokument zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Reorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros gesandt.

Dementsprechend forderte das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz und der Stadt auf, die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des lokalen Regierungsapparats zu stärken.

Alle im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen anfallenden Dokumente und Dokumentendatenbanken müssen zentral, einheitlich und sicher nach Archivierung verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen nach Archivierung dieser Behörde oder Organisation statistisch und kollektiv erfasst werden.

„Die Agentur oder Organisation muss ihr Archiv mit dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit schließen. Ab dem Datum, an dem die Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung der Tätigkeit in Kraft tritt, darf die Agentur oder Organisation in ihrem Zuständigkeitsbereich keine Verwaltungsdokumente mehr herausgeben“, heißt es in dem Dokument des Innenministeriums eindeutig.

Vor und während der organisatorischen Umstrukturierung empfiehlt das Innenministerium, dass Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder am aktuellen Speicherort) der Verwaltungseinheit vor der Umstrukturierung aufbewahrt werden.

Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken illegal zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während des Organisationsprozesses des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.

Nach Angaben des Innenministeriums sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung des Apparats die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an neue Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Dabei erfolgt die Herausgabe von Dokumenten und Dokumentenbeständen nach der organisatorischen Regelung gemäß den Bestimmungen des Archivverwaltungsgesetzes.

Das Innenministerium forderte außerdem die strikte Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste, zum Schutz von Staatsgeheimnissen und zur Gewährleistung der Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung statistischer Aufgaben, Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Neuorganisation des Apparats.