In den letzten Jahren sind SaaS-Tools mit dem Aufkommen der generativen künstlichen Intelligenz (KI) zu einem integralen Bestandteil der Arbeitsabläufe vieler Organisationen geworden. Unternehmen verwenden häufig mehrere Tools zum Speichern von Dokumenten in der Cloud, um Dokumente auf mehreren Geräten gemeinsam zu nutzen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Die gleichzeitige Verwendung mehrerer Anwendungen bedeutet jedoch, dass Benutzer ständig zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, was dazu führen kann, dass Dateien und Daten verstreut werden und bei der Gruppenkommunikation die Gefahr eines Datenverlusts besteht.

81 % der Unternehmen haben Datenlecks durch SaaS erlebt

Der Bericht von Varonis zeigt, dass im Jahr 2022 81 % der Unternehmen Datenlecks bei SaaS erleben werden, wobei 6 % der Cloud-Daten im gesamten Internet zugänglich sein werden. Dies gefährdet die Daten vieler Organisationen und kann sie potenziell bis zu 28 Millionen US-Dollar kosten.

Dieser Bericht hebt viele häufige Sicherheitsprobleme in SaaS-Tools hervor. Erstens sind sensible Daten ungeschützt. SaaS-Tools erleichtern Mitarbeitern die Fernarbeit oder den externen Datenaustausch. Während die Verantwortung für den Schutz der Infrastruktur beim Dienstanbieter liegt, obliegt die Aufgabe, Datenlecks zu verhindern, dem Benutzer. Viele Organisationen wissen nicht, welche Daten auf SaaS gespeichert sind und wer Zugriff darauf hat. Dies kann zu Sicherheitslücken und dem Risiko von Informationslecks führen.

Die zweite ist die verteilte Datenverwaltung auf SaaS. Innerhalb derselben Organisation verwenden verschiedene Abteilungen unterschiedliche SaaS-Anwendungen, oft ohne die IT-Abteilung darüber zu informieren. Diese Drittanwendungen werden daher in der Sicherheitsstrategie des Unternehmens nicht berücksichtigt. Darüber hinaus verfügen viele SaaS-Anwendungen über eigene Sicherheitsfunktionen, die ordnungsgemäß konfiguriert werden müssen, was leicht zu Fehlern führen und Schwachstellen innerhalb der Organisation öffnen kann. Je mehr Anwendungen am Workflow beteiligt sind, desto größer ist das Risiko eines Datenverlusts.

Drittens: falsche Cloud-Konfiguration und verteilte Steuerung. SaaS-Anbieter aktualisieren ihre Anwendungen häufig mit neuen Funktionen, was die Wartung der Konfigurationen für IT-Administratoren erschwert. Eine Fehlkonfiguration kann zu Datenverlusten führen. Eine falsche Konfiguration kann zum Risiko eines Informationsverlusts führen. Laut einem Gartner-Bericht werden bis 2025 99 % der Cloud-bezogenen Sicherheitsverletzungen auf Endbenutzerfehler, darunter auch Konfigurationsfehler, zurückzuführen sein.

Viele Organisationen, die mit sensiblen Daten umgehen, etwa im Finanz-, Gesundheits- und Bildungssektor, machen sich Sorgen um Sicherheit und Kosten. Aus diesem Grund haben sich viele Einheiten aufgrund der zahlreichen Vorteile für Produktivitätstoollösungen vor Ort als Alternative entschieden.

Das erste ist die sichere Zusammenarbeit in der privaten Cloud. Produktivitätstools werden in einer privaten Cloud ausgeführt und ermöglichen die Erstellung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen, die gleichzeitige Bearbeitung und den Fernzugriff, während gleichzeitig die interne Netzwerksicherheit gewährleistet wird.

Der zweite Grund ist die zentrale Datenverwaltung. Tools wie die Synology Office Suite bieten Office-Anwendungen auf derselben Plattform und verfügen über eine zentrale Verwaltungskonsole, die IT-Administratoren dabei hilft, die Benutzeraktivität zu überwachen und umfassende Sicherheit für das Unternehmen einzurichten.

Dieses Tool ist außerdem dazu geeignet, Kostensteigerungen durch sich ändernde Abonnementpläne zu vermeiden. Cloud-Anbieter können ihre Preise erhöhen und so zu Budgetüberschreitungen führen. Bei einer Vor-Ort-Lösung zahlen Unternehmen einmalig für die langfristige Nutzung ohne wiederkehrende Gebühren und können so ihr Budget besser kontrollieren.