إنشاء ملف تعريف إلكتروني

يساعد إنشاء السجلات الإلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل في ها تينه على تحسين أنشطة الإدارة الإدارية وتعزيز عملية بناء الحكومة الإلكترونية.

حتى الآن، كفلت الوثائق الورقية والأوراق الموثقة بتوقيع وختم الجهة المختصة قانونيتها، واستُخدمت في إدارة وتوجيه ومعاملات الجهات الإدارية الحكومية. كما أوصت وزارة الداخلية اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار العديد من الوثائق التي تُوجّه وتُرشد إدارة وإنشاء السجلات الورقية.

ومع ذلك، لم يتم ضمان تنفيذ إجراءات الحفظ والأرشفة التقليدية في بعض الوكالات والوحدات وفقًا للوائح الحالية، مثل: لم يتم تسجيل الوثائق بالكامل، ولا تزال متأخرة، ولم يتم جمعها وتحريرها وتقييمها... وانطلاقًا من هذا الواقع، قامت ها تينه في عام 2021 بمبادرة رائدة لإنشاء سجلات إلكترونية على برامج إدارة الوثائق وسجلات العمل.

إن إنشاء السجلات الإلكترونية من شأنه أن يسهل على المسؤولين والموظفين المدنيين التعامل مع الإجراءات الإدارية.

صرحت نائبة مدير وزارة الداخلية، ماي ترونغ سينه، صاحبة المبادرة: "يُعدّ إنشاء السجلات الإلكترونية وتخزينها نوعًا جديدًا، مع اختلافات عديدة مقارنةً بالسجلات الورقية التقليدية. تُنشأ الوثائق على أجهزة إلكترونية أو تُحوّل رقميًا من وثائق موجودة على منصات معلومات أخرى. ويمكن إنشاء الوثائق الرقمية تلقائيًا في سجلات ضمن بيئة شبكية بفضل وظيفة إنشاء السجلات المدمجة في نظام إدارة الوثائق".

وبحسب التقييم، تعد ها تينه واحدة من المحليات الرائدة في تنفيذ السجلات الإلكترونية ورقمنة الوثائق الإلكترونية؛ وتنظيم استغلال الوثائق لنشر الخدمات العامة عبر الإنترنت بشكل فعال جزئيًا وكليًا.

يتم إنشاء السجلات عبر الإنترنت من خلال عملية سلسة، مما يوفر تخزين الورق.

في عام 2021، قامت مدينة ها تينه بتجربة البرنامج في 6 وحدات على مستوى المقاطعات (مكتب اللجنة الشعبية الإقليمية، وزارة الشؤون الداخلية، وزارة المالية، وزارة المعلومات والاتصالات، وزارة العلوم والتكنولوجيا، وزارة العدل) و3 وحدات على مستوى المقاطعات (لجنة الشعب في مدينة ها تينه، مقاطعة كام شوين، مقاطعة ثاتش ها) وكانت النتيجة إنشاء 3231 سجلاً إلكترونياً.

بحلول عام ٢٠٢٢، سيتم نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج سجلات العمل في جميع الإدارات والفروع واللجان الشعبية في المقاطعات والمدن والبلدات. ويبلغ إجمالي عدد السجلات المُنشأة في الوحدات والمحليات أكثر من ٥١٦٠٠ سجل، منها أكثر من ١٣٠٠٠ سجل مكتمل. وفي عام ٢٠٢٣، ستواصل ها تينه نشر إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج سجلات العمل بقوة، بهدف ضمان إنشاء ٩٠٪ من سجلات العمل على مستوى المقاطعات، و٨٠٪ على مستوى المقاطعات، و٣٠٪ على مستوى البلديات (باستثناء سجلات العمل التي تقع ضمن نطاق أسرار الدولة، والسجلات ذات المكونات الوثائقية المعقدة...).

وفي الممارسة العملية، جلب إنشاء السجلات الإلكترونية العديد من الفوائد لإدارة الدولة، وعزز الإصلاح الإداري، وحسّن كفاءة العمل المتعلق بالوثائق والأرشيف.

مع السجلات الإلكترونية التي تم إنشاؤها، ستتم عملية البحث عن المستندات ومعالجتها بسرعة.

قالت السيدة هو ثي نيم، المتخصصة في إدارة الإصلاح الإداري وأرشيف الوثائق (وزارة الداخلية): "منذ تطبيق إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج إدارة العمل، ساهم ذلك بشكل كبير في تقليل تخزين السجلات الورقية كما كان الحال سابقًا. علاوة على ذلك، عند إنشاء السجلات على بيئة الشبكة، أصبحت عملية البحث عن المعلومات النصية ومعالجتها سريعة ومريحة. كما أصبح تحرير المستندات أسهل وأسرع، إذ لم يعد هناك وقت لطباعة المستندات الورقية وإعادة طباعتها مرارًا وتكرارًا لطلب آراء الإدارات والمكاتب كما كان الحال سابقًا. إضافةً إلى ذلك، تحد السجلات الإلكترونية أيضًا من فقدان المستندات، وهو أمر شائع الحدوث مع السجلات الورقية".

من فوائد إنشاء السجلات الإلكترونية باستخدام برامج سجلات العمل أنه عند تداول الوثائق الإلكترونية، يُمكن لجميع موظفي الدولة والقطاع العام المشاركة في عملية معالجة الوثائق وتسويتها عبر النظام نفسه. وهذا يضمن سلاسةً وتناسقًا في عملية معالجة الوثائق. من ناحية أخرى، يُساعد هذا النظام قادة الهيئات والوحدات على إدارة عملية استشارة كل موظف حكومي وموظف عام ومعالجته عند تكليفهم برئاسة عملية التسويتها.

تُنفّذ الإدارة إنشاء سجلات إلكترونية على برنامج إدارة الوثائق وملفات العمل لجميع البلديات والوحدات الإدارية والبلديات البالغ عددها 216 بلدية في المقاطعة، وذلك من خلال توجيهات عملية. كما أصدرت الوحدة وثيقةً تُرشد عملية إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج إدارة الوثائق وملفات العمل، وتتضمن محتويات رئيسية، مثل: عملية صياغة وتوقيع الوثائق الإلكترونية؛ عملية إدخال سجلات الجهة على برنامج إدارة الوثائق وملفات العمل؛ عملية إنشاء السجلات الإلكترونية على برنامج إدارة الوثائق وملفات العمل. يُمكن القول إن إنشاء السجلات الإلكترونية مُعقّدٌ للغاية، ولكنه مُتطلبٌ لا مفر منه في عملية بناء الحكومة الإلكترونية والحكومة الرقمية.

السيد ماي ترونغ سينه

نائب مدير وزارة الداخلية

فوك كوانغ - ماي هوانغ