وبناء على ذلك طلب رئيس اللجنة الشعبية للمحافظة من رؤساء الدوائر والفروع والقطاعات؛ رئيس اللجنة الشعبية للمناطق والبلدات والمدن؛ يوجه رؤساء اللجان الشعبية في البلديات والأحياء والمدن (المشار إليها فيما يلي بالهيئات والوحدات والمحليات) التنفيذ الكامل للأحكام القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات ذات الصلة.

يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الهيئات والوحدات والمحليات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب تجميع وجمع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق لأي وكالة أو وحدة أو محلية وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو الوحدة أو المحلية.

تنفيذ عملية إغلاق أرشيف الهيئات والوحدات والمحليات اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها. لا تصدر الهيئات والوحدات والمحليات أي مستندات إدارية تحت سلطتها اعتباراً من تاريخ نفاذ قرار السلطة المختصة بالاندماج أو إنهاء العمليات.

قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو موقع التخزين الحالي) للوحدة الإدارية قبل الترتيب.

يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.

تطبيق القواعد القانونية بشكل صارم فيما يتعلق بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية إعادة تنظيم الجهاز.